Przyjęcia zewnętrzne

Przyjęcie zewnętrzne to dostawa od dostawcy przygotowana jako dokument. Ma numer, dostawcę, datę i listę tego, co ma przyjechać. Samo wystawienie dokumentu nie zmienia stanu. Stan rośnie dopiero wtedy, gdy towar zostanie przyjęty na dokument, za jednym razem albo etapami.

Gdzie to znaleźć: Magazyn → Operacje → Przyjęcia zewnętrzne

Kiedy z tego korzystasz

• Chcesz mieć dostawę w systemie, zanim przyjedzie, żeby osoba przyjmująca wiedziała, czego się spodziewać.
• Dostawa przychodzi w częściach przez kilka dni.
• Chcesz powiązać przyjęcie z fakturą albo dokumentem dostawy od dostawcy.
• Chcesz wydrukować etykiety przed przyjazdem towaru, tak żeby każda etykieta od razu wskazywała dokument.

Towar, który już jest na miejscu i trzeba go tylko wprowadzić na stan, przyjmij bez dokumentu na ekranie Przyjęcie towaru.

Najważniejsze pojęcia

• Dokument — zawiera dostawcę, datę dokumentu, numer dokumentu dostawcy, magazyn (tylko przy zaawansowanym typie magazynu) i uwagi.
• Numer dokumentu — Complaia sama numeruje dokumenty, na przykład PZ-2026-0001. Numeracja co roku zaczyna się od nowa. Litery na początku zależą od języka firmy: firma pracująca po angielsku dostaje GRN-2026-0001. Wyszukiwarka i skaner przyjmują każdy wariant.
• Pozycja — jeden produkt albo element, który ma przyjechać, z oczekiwaną ilością. Produkty i elementy można mieszać. Ponowne dodanie tej samej pozycji zwiększa jej ilość.
• Wystawienie — zatwierdza listę i przygotowuje dokument do przyjmowania. Nie zmienia stanu. Wystawiony dokument nie może wrócić do szkicu.
• Przyjmowanie etapami — przy każdym przyjęciu na dokument na stan wchodzi tylko nowa ilość. Dokument jest otwarty, dopóki nie przyjadą wszystkie pozycje. Wtedy zamyka się sam.
• Nadwyżka — jeśli przyjedzie więcej, niż przewidywał dokument, albo coś, czego na nim nie było, Complaia to przyjmuje i oznacza dokument ikoną nadwyżki.
• Etykiety dokumentu — etykiety wydrukowane dla wystawionego dokumentu należą do niego. Gdy ktoś zeskanuje taką etykietę na ekranie Przyjęcie towaru albo na terminalu POS (punkt obsługi; tu: terminal roboczy, nie kasa), dokument otwiera się sam. Dopóki dokument jest otwarty, ta etykieta nie wejdzie na stan żadną inną drogą.

Pięć statusów

Status	Znaczenie	Co możesz zrobić
Szkic	Dokument w przygotowaniu. Może być pusty.	Edytować wszystko. Nie da się drukować etykiet ani przyjmować towaru.
Wystawiony	Gotowy. Nic jeszcze nie przyjęto.	Drukować etykiety, przyjmować. Kliknięcie dokumentu otwiera ekran przyjmowania.
W przyjmowaniu	Część towaru została przyjęta.	Przyjąć resztę. Edycja jest zablokowana.
Zamknięty	Wszystkie pozycje przyjęto w całości. Dokument zamyka się sam.	Czytać, drukować etykiety ponownie.
Anulowany	Dokument anulowano.	Czytać. Nie ma przycisku do anulowania dokumentu.

Ekrany

Lista

Lista ma pole wyszukiwania. Znajduje dokument po numerze, dostawcy i numerze dokumentu dostawcy.

Kolumny:

• Numer;
• Status — z ikoną nadwyżki obok, gdy przyjechało więcej, niż oczekiwano;
• Dostawca;
• Data dokumentu;
• Dok. dostawcy — numer faktury albo dokumentu dostawy od dostawcy;
• Etykiety — przycisk Pobierz przy dokumencie Wystawiony albo W przyjmowaniu, który ma pozycje z produktami. Pobiera etykiety dokumentu jako plik PDF.

Przyciski w nagłówku: Odśwież i Nowe przyjęcie.

Kliknięcie wiersza działa na jeden z dwóch sposobów:

• dokument Wystawiony albo W przyjmowaniu otwiera ekran Przyjęcie towaru dla tego dokumentu, gotowy do skanowania;
• dokument Szkic, Zamknięty albo Anulowany otwiera formularz.

Formularz

📷 Zrzut ekranu do dodania: formularz przyjęcia zewnętrznego z kartą „Dane dokumentu” u góry, dwiema pozycjami w tabeli „Pozycje” i wierszem dodawania na jej końcu oraz przyciskami „Zapisz szkic” i „Wystaw dokument”.

Dane dokumentu, u góry:

Pole	Znaczenie
Dostawca	Wymagane. Wybierz jeden ze swoich podmiotów typu dostawca albo wpisz nazwę spoza listy.
Dokument dostawcy	Numer faktury albo dokumentu dostawy od dostawcy. Opcjonalne.
Data dokumentu	Wypełnia się dzisiejszą datą. Może być z przeszłości, nigdy z przyszłości.
Magazyn	Tylko przy typie zaawansowanym. Wymagany do wystawienia dokumentu.
Uwagi	Dowolny tekst.

Niżej Pozycje. Tabela z kolumnami Pozycja, Kod, Ilość i Jednostka:

• każda pozycja ma edytowalną ilość i ✕ do usunięcia;
• element z jednostką zakupu ma przełącznik między jednostką zakupu a jednostką magazynową. Pozycja pokazuje ilość po przeliczeniu, na przykład = 1000 szt.;
• ostatni wiersz dodaje pozycję: przełącznik Produkt / Element, pole wyszukiwania, ilość i Dodaj;
• Wyczyść nad tabelą usuwa naraz wszystkie pozycje;
• podsumowanie pod tabelą liczy pozycje.

Przyciski w nagłówku:

• Zapisz szkic i Wystaw dokument — dopóki dokument można edytować;
• Drukuj etykiety — przy zapisanym dokumencie, który nie jest szkicem i ma pozycję z produktem;
• Przyjmuj — zamiast przycisków zapisu, gdy dokumentu nie można już edytować. Notka Dokument w toku lub zamknięty: danych nie można już edytować. wyjaśnia dlaczego.

Typowe zadania

Tworzenie dokumentu

1. Otwórz Magazyn → Operacje → Przyjęcia zewnętrzne i kliknij Nowe przyjęcie.
2. W polu Dostawca wybierz dostawcę z listy albo wpisz nazwę i wybierz Użyj wartości.
3. Sprawdź Datę dokumentu. Wypełnia się dzisiejszą datą.
4. Jeśli masz numer dokumentu od dostawcy, wpisz go w polu Dokument dostawcy.
5. Przy zaawansowanym typie magazynu wybierz Magazyn, do którego trafi dostawa.
6. Dodaj pozycję: wybierz Produkt albo Element, znajdź pozycję, ustaw ilość i kliknij Dodaj. Powtórz dla każdej pozycji.
7. Kliknij Zapisz szkic, żeby wrócić do dokumentu później, albo Wystaw dokument, żeby przygotować go do przyjmowania.

Przy wystawianiu okno wyjaśnia, że wystawienie nie zmienia stanu. Podaje też, gdzie towar będzie skanowany: w panelu w Magazyn → Operacje → Przyjęcie towaru albo na terminalu POS w Magazyn → Przyjęcie na stan. Potwierdź przyciskiem Wystaw dokument.

Po zapisaniu ekran wraca do listy.

Sprawdź dokument przed wystawieniem

Po wystawieniu lista otwiera ekran przyjmowania, a nie formularz. Nie ma przycisku do edycji wystawionego dokumentu.

Drukowanie etykiet przed przyjazdem towaru

Etykiety można drukować tylko dla wystawionego dokumentu. Szkic nie drukuje etykiet.

1. Wystaw dokument. Zaraz po wystawieniu Complaia pyta Wydrukować etykiety dokumentu …?, jeśli dokument ma produkty. Kliknij Drukuj etykiety albo Później.
2. Żeby wydrukować je później, kliknij Pobierz w kolumnie Etykiety na liście. Możesz też kliknąć Drukuj etykiety na ekranie przyjmowania dokumentu.
3. Naklejaj etykiety na towar, gdy przyjeżdża, a potem je skanuj.

PDF zawiera po jednej etykiecie na każdą paczkę każdej sztuki każdego produktu z dokumentu. Jeśli przyjechało więcej, niż oczekiwano, etykiety obejmują też nadwyżkę. Elementy nie mają etykiet i są pomijane. Ponowny wydruk daje te same kody etykiet, więc etykiety naklejone już na towar pozostają ważne.

Przyjmowanie towaru na dokument

1. Kliknij dokument na liście. Jeśli jest Wystawiony albo W przyjmowaniu, otwiera się ekran przyjmowania. Możesz też zeskanować numer dokumentu albo jedną z jego etykiet na ekranie Przyjęcie towaru.
2. Zeskanuj towar albo wpisz ilość w każdej pozycji z elementem, tak jak opisuje to strona Przyjęcie towaru.
3. Kliknij Zatwierdź przyjęcie, a potem Zaksięguj.

To, co zatwierdzisz, wchodzi na stan. Każda pozycja zapisuje się jako ruch Przyjęcie z numerem dokumentu jako referencją. Dokument przechodzi w status W przyjmowaniu albo Zamknięty, gdy nic więcej nie ma przyjechać. Po przyjęciu całego dokumentu ekran wraca do tej listy.

Towar można przyjąć na dokument także na terminalu POS, w Magazyn → Przyjęcie na stan.

Przyjmowanie dostawy etapami

1. Gdy przyjedzie pierwsza część, przyjmij ją jak wyżej.
2. Gdy przyjedzie kolejna część, otwórz ten sam dokument jeszcze raz i przyjmij tę część.
3. Powtarzaj, aż dokument zamknie się sam.

Każde zatwierdzenie księguje tylko to, co nowe, więc nic nie liczy się podwójnie.

Poprawianie dokumentu, na który przyjęto już towar

Dokumentu, na który przyjęto już towar, nie da się edytować ani anulować. Zamiast tego popraw sam stan, na jeden z dwóch sposobów:

1. Zdejmij nadwyżkę przez Wydanie ze stanu.
2. Policz pozycję w sesji inwentaryzacji.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Po zapisaniu dokumentu stan się nie zmienił	Sam dokument niczego nie zmienia.	Przyjmij na niego towar.
Podaj dostawcę.	Pole dostawcy jest puste.	Wybierz albo wpisz dostawcę.
Lista dostawców pokazuje Brak wyników	Twoja rola nie ma wglądu w listę podmiotów. Wpisanie nazwy nadal działa.	Wpisz nazwę dostawcy i wybierz Użyj wartości albo poproś o dostęp do podmiotów.
Dodaj przynajmniej jedną pozycję.	Wystawiasz dokument bez pozycji.	Dodaj pozycję albo zapisz dokument jako szkic.
Wybierz magazyn, do którego trafi dostawa.	Przy typie zaawansowanym dokument potrzebuje magazynu, żeby go wystawić.	Wybierz magazyn.
Magazyn „…” ma przeznaczenie „…” i nie przyjmuje …	Wybrany magazyn przyjmuje tylko produkty albo tylko materiały.	Wybierz magazyn, który przyjmuje każdy rodzaj towaru z dokumentu.
Data dokumentu nie może być z przyszłości. Wybierz dzisiejszą albo wcześniejszą datę.	Daty z przyszłości są odrzucane.	Podaj dzisiejszą albo wcześniejszą datę.
Szkic nie drukuje etykiet.	Etykiety należą do wystawionego dokumentu.	Najpierw wystaw dokument.
Dokument PZ nie ma pozycji produktowych, dla których można wydrukować etykiety.	Dokument ma same elementy, a elementy nie mają etykiet.	Nie ma czego drukować.
Pola są zablokowane	Towar został już przyjęty albo dokument jest zamknięty.	Przyjmij to, co faktycznie przyjechało. Różnice popraw na stanie.
Trzeba zmienić wystawiony dokument	Lista otwiera wystawione dokumenty na ekranie przyjmowania. Nie ma przycisku edycji.	Jeśli nic jeszcze nie przyjęto, przyjmij to, co faktycznie przyjedzie. Różnice popraw potem na stanie.
Dokument zostaje W przyjmowaniu, choć nic więcej nie przyjedzie	Dokument zamyka się dopiero wtedy, gdy przyjadą wszystkie pozycje. Nie ma przycisku do ręcznego zamknięcia.	Nic nie trzeba robić. Dokument nie blokuje innej pracy.
Na tym dokumencie PZ nie można teraz przyjmować towaru.	Dokument jest szkicem, jest zamknięty albo anulowany.	Szkic najpierw wystaw. Zamiast zamkniętego dokumentu utwórz nowy.
Jedna z pozycji dokumentu PZ to szablon wariantów.	Pozycja wskazuje produkt, który tylko grupuje warianty.	Utwórz dokument z konkretnym wariantem.
Dokument PZ nie ma wskazanego magazynu. Wybierz magazyn na dokumencie.	Przy typie zaawansowanym ani dokument, ani ekran przyjmowania nie wskazuje magazynu.	Wybierz magazyn na ekranie przyjmowania przed zatwierdzeniem.
Nie znaleziono magazynu z dokumentu PZ.	Magazyn został usunięty.	Utwórz nowy dokument z aktywnym magazynem.
Baner Magazyn zamrożony, trwa inwentaryzacja …	Otwarta jest sesja inwentaryzacji. Tworzenie, edycja i przyjmowanie są zablokowane.	Poczekaj, aż sesja zostanie zaksięgowana albo anulowana.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć Przyjęcia zewnętrzne w menu, tworzyć, wystawiać i przyjmować dokumenty, także z pozycjami elementów	Magazyn: Ruchy magazynowe (edytor ról zaznacza razem z nim Magazyn: Podgląd)
Drukować albo pobierać etykiety dokumentu	Magazyn: Podgląd
Wybierać dostawcę z listy podmiotów	Dostęp do podmiotów, na przykład Podmioty (B2B/B2C): Podgląd

Zobacz też

• Przyjęcie towaru — ekran, na którym przyjmujesz towar
• Stan magazynowy — gdzie widać przyjęte ilości
• Magazyny — magazyny i segmenty przy typie zaawansowanym
• Kody i etykiety — co zawierają drukowane etykiety
• Podmioty (klienci i dostawcy) — gdzie są zapisani dostawcy
• Słownik pojęć