Podmioty sprzedażowe

Podmioty sprzedażowe (firmy, które wystawiają Twoje faktury) to sprzedawcy w sensie prawnym, w których imieniu powstają Twoje faktury. Każdy z nich przechowuje dane sprzedawcy drukowane na dokumentach, rachunki bankowe, numerację faktur, logo i ustawienia VAT. Polski podmiot przechowuje też ustawienia unijnej procedury OSS (One-Stop Shop) i połączenie z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur). Zanim utworzysz fakturę, potrzebujesz co najmniej jednego podmiotu. Możesz mieć ich kilka.

Gdzie to znaleźć: Finanse → Podmioty sprzedażowe. Sam ekran ma tytuł Konfiguracja finansów.

Kiedy z tego korzystasz

• Uruchamiasz fakturowanie po raz pierwszy.
• Fakturujesz w imieniu drugiej firmy w tej samej przestrzeni Complaia.
• Zmieniasz rachunek bankowy, logo albo adres sprzedawcy.
• Ustalasz wygląd numerów faktur albo kontynuujesz numerację z poprzedniego programu.
• Ustawiasz stawkę VAT dla pozycji bez stawki albo domyślną podstawę zwolnienia z VAT.

Najważniejsze pojęcia

• Podmiot sprzedażowy to nie klient. Twoi klienci i dostawcy to Podmioty (klienci i dostawcy) w sekcji Handlowe. Podmiot sprzedażowy to Ty, czyli sprzedawca.
• Jeden podmiot na jeden NIP. Numeracja idzie za numerem podatkowym sprzedawcy, więc dwa podmioty nie mogą mieć wspólnego numeru.
• Podmiot domyślny jest wybrany od razu na każdej nowej fakturze. Oznaczenie innego podmiotu jako domyślnego zdejmuje to oznaczenie z poprzedniego.
• Kraj ma znaczenie. Tylko podmiot z krajem Polska ma pobieranie danych z GUS, połączenie z KSeF, ustawienia OSS, metodę kasową i zasadę kursu waluty dla faktur w walucie obcej. Kraj ustala też wartość początkową pola Domyślna stawka VAT (%).
• Wystawione faktury zachowują to, z czym je wystawiono. Dane sprzedawcy, rachunek bankowy i logo są kopiowane na fakturę w chwili wystawienia. Późniejsza edycja podmiotu zmienia tylko wersje robocze i przyszłe faktury.

Jak działa numeracja

Każdy podmiot numeruje osobno faktury, korekty i proformy. Dla każdego typu wybierasz prefiks i format numeru:

Format numeru	Licznik zaczyna się od nowa	Przykład
Rok / numer (zerowanie co rok)	Co rok	FV/2026/0001
Rok / numer z myślnikami (zerowanie co rok)	Co rok	FV-2026-0001
Rok / miesiąc / numer (zerowanie co miesiąc)	Co miesiąc	FV/2026/10/0001
Numeracja ciągła (bez zerowania)	Nigdy	FV/000001

Nowy podmiot zaczyna od prefiksów FV (faktura), KOR (korekta) i PRO (proforma) oraz formatu rok / miesiąc / numer. Podmiot może też mieć własny format, na przykład przejęty z innego programu. Lista pokazuje wtedy Format zapisany w podmiocie. Jeśli taki format nie może tworzyć niepowtarzalnych numerów, strona podmiotu mówi, czego brakuje.

Faktury i korekty mają więcej niż jedną serię:

• Prefiks dla firm i Prefiks dla osób prywatnych — dokumenty dla klientów prywatnych są numerowane we własnej serii. Dopóki nie wpiszesz własnego prefiksu dla osób prywatnych, jest nim prefiks dla firm z dopiskiem /B2C (FV/B2C).
• Prefiks dla OSS — tylko dla polskiego podmiotu z procedurą OSS. Dokumenty w procedurze OSS mają własną serię. Dopóki nie wpiszesz własnego prefiksu, jest nim prefiks dla firm z dopiskiem /OSS (FV/OSS).

Każda seria w podmiocie potrzebuje innego prefiksu. Prefiks nie może zaczynać się od DEMO.

Zasady, które utrzymują ciągłość numeracji:

• Numer jest nadawany przy wystawieniu faktury, a nie przy tworzeniu wersji roboczej.
• Następny numer to najwyższy istniejący numer w serii plus jeden. Dlatego po cofnięciu albo usunięciu najnowszej faktury jej numer dostaje kolejna.
• Gdy w bieżącym okresie wystawiono już dokument danego typu, format dla tego typu jest zablokowany do następnego okresu. Okresem jest rok albo miesiąc, zależnie od formatu.
• Przy numeracji ciągłej nie ma następnego okresu. Gdy wystawiono już dokument tego typu, jego format i prefiks pozostają zablokowane.

Ekran

📷 Zrzut ekranu do dodania: lista Konfiguracja finansów z dwoma podmiotami, z których jeden ma oznaczenie Domyślny

Lista pokazuje jeden podmiot w wierszu:

Kolumna	Co pokazuje
Nazwa	Nazwa podmiotu, z oznaczeniem Domyślny przy podmiocie domyślnym
NIP	Numer podatkowy sprzedawcy
Kraj	Kraj podmiotu
Konfiguracja KSeF	Widoczna tylko wtedy, gdy firma ma co najmniej jeden podmiot w Polsce. Wartość mówi, czy podmiot jest połączony i z jakim środowiskiem. Podmiot spoza Polski ma tu kreskę.
Waluta domyślna	Waluta, w której zaczynają się nowe faktury
Aktywny	Czy podmiot jest aktywny

W nagłówku są przyciski Odśwież i Nowy podmiot. Kliknij wiersz, żeby otworzyć podmiot.

Strona podmiotu pokazuje dane podmiotu, jego rachunki bankowe, ustawienia VAT i sekcję Numeracja faktur z przykładowym numerem dla każdej serii. Przy każdej serii przycisk Zmień następny numer pozwala przesunąć licznik do przodu. Przy polskim podmiocie strona pokazuje też sekcję OSS i sekcję Integracja KSeF. W nagłówku są przyciski Odśwież, Edytuj i Usuń.

Formularz (Nowy podmiot i Edytuj) ma takie sekcje:

Sekcja	Pola
Dane podstawowe	Kraj, NIP (dla podmiotu spoza Polski Identyfikator podatkowy), Nazwa i Waluta domyślna (wszystkie wymagane), VAT UE, REGON, Domyślna stawka VAT (%), Domyślny podmiot
Adres siedziby	Ulica i numer, Kod pocztowy, Miejscowość
Kontakt	E-mail, Telefon
Rachunki bankowe	Jedna karta na rachunek: Numer rachunku / IBAN, Nazwa banku, SWIFT / BIC, Waluta, Domyślny
Numeracja faktur	Dla typów Faktura, Korekta i Proforma: prefiksy, Format numeru i podglądy
Podatek VAT na fakturach	Rodzaj podstawy zwolnienia i Podstawa zwolnienia z VAT. Przy polskim podmiocie także Metoda kasowa.
Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE	Tylko polskie podmioty. Ustawienia OSS. Zobacz Deklaracje OSS.
Integracja KSeF	Tylko polskie podmioty. W nowym podmiocie informuje, że konfigurację uruchomisz po zapisaniu.
Logo na fakturze	Wgraj logo / Usuń logo

Typowe zadania

Tworzenie podmiotu sprzedażowego

1. Przejdź do Finanse → Podmioty sprzedażowe i kliknij Nowy podmiot.
2. Wybierz Kraj i wpisz numer podatkowy. Formularz zaczyna od kraju i waluty Twojej firmy.
3. Przy polskim podmiocie kliknij GUS obok pola NIP. Uzupełnia to nazwę, adres, REGON i numer VAT UE z polskiego rejestru firm.
4. Uzupełnij pole Nazwa i adres. Sprawdź pola Waluta domyślna i Domyślna stawka VAT (%).
5. W sekcji Rachunki bankowe kliknij Dodaj rachunek i dodaj co najmniej jeden rachunek. Zobacz Dodanie albo zmiana rachunku bankowego.
6. W sekcji Numeracja faktur dostosuj prefiksy i formaty, jeśli domyślne Ci nie odpowiadają. Podglądy pokazują, jak będzie wyglądał numer.
7. Jeśli sprzedajesz towary albo usługi zwolnione z VAT, uzupełnij domyślną podstawę zwolnienia w sekcji Podatek VAT na fakturach.
8. Wgraj logo, jeśli ma być na fakturach.
9. Kliknij Zapisz. Otwiera się strona podmiotu.

Przy polskim podmiocie przejdź dalej do strony KSeF, a jeśli sprzedajesz konsumentom w innych krajach UE, także do OSS.

Zapisanie pierwszego polskiego podmiotu sprawia też, że w menu pojawia się Finanse → Deklaracje OSS, a w edytorze ról uprawnienia KSeF.

Dodanie albo zmiana rachunku bankowego

1. Otwórz podmiot, kliknij Edytuj i przejdź do sekcji Rachunki bankowe.
2. Kliknij Dodaj rachunek albo zmień istniejącą kartę.
3. Wpisz Numer rachunku / IBAN. Numer jest formatowany w grupy po cztery znaki i sprawdzany podczas wpisywania, a potem jeszcze raz przy zapisie. To, co zostanie przyjęte, zależy od kraju podmiotu:
   • Kraj, który używa IBAN: numer musi być poprawnym numerem IBAN. Polski podmiot może też wpisać 26-cyfrowy numer rachunku bez prefiksu PL.
   • Kraj, który nie używa IBAN: numer musi mieć od 5 do 34 liter i cyfr.
4. Sprawdź pola Nazwa banku i SWIFT / BIC:
   • Gdy Complaia rozpozna bank po numerze rachunku, podpowiada oba pola. Przed zapisem potwierdź podpowiedź, zaznaczając pole wyboru pod nią.
   • Jeśli wcześniej wpisano ręcznie inny bank, okno Inny bank z numeru rachunku pozwala wybrać Zamień na dane z rachunku albo Zostaw moje.
5. Wybierz walutę rachunku w polu Waluta.
6. Kliknij Domyślny przy rachunku, który ma być wybrany od razu na nowych fakturach. Domyślny jest zawsze dokładnie jeden rachunek.
7. Kliknij Zapisz.

Podmiot musi zawsze mieć co najmniej jeden rachunek bankowy. Bez rachunku nie da się wystawić faktury płatnej przelewem.

Ustawienie numeracji

1. Otwórz podmiot i kliknij Edytuj.
2. W sekcji Numeracja faktur ustaw prefiksy dla każdego typu dokumentu.
3. Wybierz Format numeru. Każda opcja pokazuje przykład z Twoim prefiksem.
4. Sprawdź podglądy.
5. Kliknij Zapisz.

Zrób to, zanim wystawisz pierwszy dokument w okresie. Potem pola dla tego typu są zablokowane do następnego okresu.

Kontynuacja numeracji z innego programu

Skorzystaj z tego, gdy zaczynasz pracę w Complaia w połowie okresu, a poprzedni program wystawił już numery.

1. Otwórz podmiot. W sekcji Numeracja faktur kliknij Zmień następny numer przy serii.
2. Wpisz Następny numer. Okno pokazuje numer, który dostanie następny dokument, i najwyższy numer użyty już w tym okresie.
3. Jeśli poprzedni program nadal wystawia dokumenty za poprzedni okres, użyj przełącznika poprzedniego okresu.
4. Zapisz.

Numer można przesunąć tylko do przodu i tylko w bieżącym albo w poprzednim okresie. Dokumentów tej serii z niższymi numerami nie da się już cofnąć do wersji roboczej ani usunąć, bo ich numery nie mogą wrócić do serii.

Wgranie logo

1. Otwórz podmiot i kliknij Edytuj.
2. W sekcji Logo na fakturze kliknij Wgraj logo i wybierz plik: PNG, JPEG, WEBP albo HEIC, do 5 MB. Logo jest skalowane tak, żeby zmieściło się w 600×300 px.

W istniejącym podmiocie nowe logo zapisuje się od razu po potwierdzeniu pliku, a Usuń logo usuwa je natychmiast. Żadna z tych akcji nie czeka na Zapisz. W nowym podmiocie logo jest wgrywane przy zapisie podmiotu.

Logo jest drukowane na PDF-ie faktury. Faktury już wystawione zachowują logo, z którym je wystawiono.

Zmiana domyślnej stawki VAT

1. Otwórz podmiot i kliknij Edytuj.
2. Wpisz stawkę w polu Domyślna stawka VAT (%), z najwyżej dwoma miejscami po przecinku.
3. Kliknij Zapisz.

Jeśli wyczyścisz pole, obowiązuje stawka podstawowa kraju. Do czego służy ta stawka, wyjaśnia strona VAT na fakturach.

Usunięcie podmiotu sprzedażowego

1. Otwórz podmiot i kliknij Usuń.
2. Potwierdź Usunąć podmiot?

Podmiotu, który ma jakikolwiek dokument z numerem, nie da się usunąć, bo numeracja danego NIP-u musi zachować ciągłość. Zamiast tego zaktualizuj dane podmiotu. Podmiot, który ma tylko wersje robocze albo nie ma żadnych dokumentów, można usunąć.

Przy polskim podmiocie połączonym z KSeF okno ostrzega, że usunięcie kasuje certyfikat tylko z Complaia. W KSeF certyfikat pozostaje aktywny. Żeby go unieważnić, najpierw rozłącz podmiot. Zobacz KSeF.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Uzupełnij wymagane pola: …	Pole Nazwa, numer podatkowy albo Kraj jest puste.	Uzupełnij pola wymienione w komunikacie.
Podmiot sprzedażowy ma nieprawidłowy NIP.	Podmiot jest w Polsce, a jego numer podatkowy nie jest poprawnym polskim NIP-em.	Popraw numer.
Komunikat, że jeden NIP może mieć tylko jeden podmiot sprzedażowy	Inny podmiot używa już tego numeru podatkowego.	Otwórz istniejący podmiot i edytuj go.
Dodaj co najmniej jeden rachunek bankowy podmiotu.	Lista rachunków bankowych jest pusta.	Kliknij Dodaj rachunek.
Nieprawidłowy numer IBAN. / Nieprawidłowy numer IBAN dla rachunku bankowego nr …	Numer rachunku nie przechodzi kontroli IBAN.	Wpisz go ponownie i sprawdź, czy nie brakuje cyfry albo czy dwie nie zamieniły się miejscami.
Potwierdź weryfikację podpowiedzianej nazwy banku i SWIFT/BIC (zaznacz zgodę).	Podpowiedziana nazwa banku albo SWIFT nie została potwierdzona.	Sprawdź podpowiedź w swoim banku i zaznacz pole wyboru.
Prefiks „…” jest użyty w dwóch seriach.	Dwie serie w tym podmiocie mają ten sam prefiks.	Nadaj każdej serii własny prefiks.
Komunikat, że numer faktury nie może zaczynać się od „DEMO”	Ten prefiks oznacza faktury wystawione w środowisku demo KSeF.	Wybierz inny prefiks.
Numeracja zablokowana: w bieżącym okresie wystawiono już faktury tego typu.	Zmieniono zablokowany format albo prefiks.	Poczekaj do następnego okresu i zmień go przed wystawieniem.
Komunikat, że następny numer musi być większy niż …	Numery do tej wartości są już zajęte w serii.	Wpisz wyższy numer.
Nieobsługiwany format. Dozwolone: PNG, JPG, WEBP, HEIC. / Plik jest za duży (max 5 MB).	Plik logo nie został przyjęty.	Użyj obsługiwanego, mniejszego pliku.
Komunikat, że podmiotu z wystawionymi fakturami nie da się usunąć	Podmiot ma dokumenty z numerami.	Zachowaj go i zaktualizuj jego dane.
Nie znaleziono firmy. Uzupełnij dane ręcznie.	GUS nie zwrócił niczego dla tego numeru podatkowego.	Wpisz dane samodzielnie.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Otworzyć Finanse → Podmioty sprzedażowe; tworzyć, edytować i usuwać podmioty; wgrywać logo; zmieniać następny numer; pobierać dane z GUS	Finanse: ustawienia
Wybrać sprzedawcę na fakturze	Finanse: Podgląd
Wgrać, przetestować, unieważnić albo usunąć certyfikat KSeF	Finanse: konfiguracja KSeF

Wbudowana rola Księgowy ma Finanse: ustawienia, ale nie ma Finanse: konfiguracja KSeF.

Zobacz też

• Fakturowanie — gdzie podmiot wybiera się jako sprzedawcę, oraz jak działają serie
• VAT na fakturach — do czego służą Domyślna stawka VAT (%) i podstawa zwolnienia
• KSeF — połączenie polskiego podmiotu
• Deklaracje OSS — ustawienia OSS polskiego podmiotu
• Dane firmy — Twoja własna firma w Complaia, odrębna od podmiotów sprzedażowych
• Słownik pojęć — podmioty sprzedażowe a podmioty klientów i dostawców