Role i uprawnienia
Rola to nazwany zestaw uprawnień, a każdy użytkownik ma dokładnie jedną. Rola decyduje, które części menu widzi dana osoba i które przyciski dla niej działają. Każda firma dostaje na start siedem ról, a własnych możesz utworzyć tyle, ile potrzebujesz.
Gdzie to znaleźć: Ustawienia → Role i uprawnienia → Lista ról
Kiedy z tego korzystasz
- Przed założeniem konta, żeby zdecydować, do czego nowa osoba ma mieć dostęp.
- Gdy ktoś nie widzi ekranu albo przycisku, który Ty widzisz.
- Gdy w firmie ktoś ma obowiązki, do których nie pasuje żadna z gotowych ról.
- Gdy chcesz przekazać komuś bieżącą administrację, nie czyniąc go właścicielem.
Najważniejsze pojęcia
- Uprawnienie — prawo do zrobienia jednej rzeczy, na przykład zobaczenia listy zamówień albo wystawienia faktury. Każde uprawnienie ma nazwę, na przykład Użytkownicy: Tworzenie albo Pakowanie zamówień.
- Rola — nazwany zestaw uprawnień. Zmiana roli od razu zmienia to, co mogą robić wszyscy, którzy ją mają.
- Moduł — uprawnienia są pogrupowane według obszarów Complaia: Użytkownicy, Zamówienia, Magazyn, Finanse i tak dalej. Osoba bez żadnego uprawnienia w module w ogóle nie widzi tej części menu.
- Rola systemowa — rola, którą firma dostaje na start. Jej nazwa i opis są automatycznie tłumaczone na język każdej osoby, więc nie da się ich zmienić.
- Rola własna — rola utworzona przez Ciebie. To Ty wybierasz jej nazwę, opis, plakietkę i uprawnienia.
- Wymagane uprawnienie — niektóre uprawnienia działają tylko razem z innym. Na przykład nie możesz edytować użytkowników, jeśli nie możesz otworzyć użytkownika. Edytor ról pilnuje tego za Ciebie. Zobacz Jak działa wybór uprawnień.
- Szybkie akcje — do 6 kart skrótów, które osoby z tą rolą widzą na swoim dashboardzie.
Ekrany
Lista ról pokazuje wszystkie role. Kolumny to:
- Rola — nazwa;
- Plakietka;
- Użytkownicy — ile osób ma tę rolę;
- Moduły i Uprawnienia — ile jednych i drugich obejmuje rola;
- Opis;
- Utworzono i Zaktualizowano — daty.
Kłódka przy nazwie oznacza rolę Właściciela, której nie da się edytować ani usunąć. Kliknij wiersz, żeby otworzyć rolę. Żeby otworzyć ją w nowej karcie przeglądarki, przytrzymaj przy kliknięciu Ctrl (na Macu Cmd).
📷 Zrzut ekranu do dodania: Lista ról z kłódką przy roli Właściciel i przyciskiem Utwórz rolę
Szczegóły roli pokazują:
- Zakres dostępu — na co pozwala rola, moduł po module, z polem wyszukiwania, przełącznikiem Tylko aktywne oraz przyciskami Rozwiń / Zwiń;
- Użytkownicy w tej roli — widoczne, jeśli masz uprawnienie Użytkownicy: Lista;
- plakietkę i szybkie akcje na dashboardzie;
- kartę Informacje.
W nagłówku są przyciski Edytuj i Usuń. Rola Właściciela nie ma przycisku Usuń.
Karta Informacje pokazuje Klucz. To wewnętrzny identyfikator roli. W roli, którą tworzysz, powstaje on z nazwy. Jeśli byłby taki sam jak klucz roli systemowej albo innej roli, dodawany jest numer, na przykład manager_2. Klucz służy tylko do orientacji i nie zmienia działania roli.
Nowa rola i Edycja roli korzystają z jednego edytora. Wybór uprawnień jest po lewej. Sekcje Podstawowe, Wygląd plakietki i Szybkie akcje są po prawej.
Role, które firma dostaje na start
| Rola | Na co pozwala |
|---|---|
| Właściciel | Na wszystko. Tylko jedno konto: to, które zarejestrowało firmę. Zobacz Rola Właściciela. |
| Administrator | Na wszystko poza modułem Subskrypcja i uprawnieniem Definiowanie systemu: Edycja. Zobacz Administrator to nie Właściciel. |
| Użytkownik | Tylko podgląd: produkty (z cenami), zamówienia i powiadomienia. |
| Pracownik produkcji | Podgląd zleceń produkcyjnych, produktów (bez cen) i gniazd oraz Produkcja: Raportowanie, czyli zgłaszanie wykonanej pracy. |
| Kierowca | Jedno uprawnienie: Kierowca: dostawa i potwierdzenie odbioru na własnych trasach. Działa w aplikacji mobilnej: kierowca widzi swoje trasy, skanuje paczki i potwierdza dostawy. W przeglądarce niczego nie otwiera. |
| Magazynier | Cały moduł Magazyn, w tym Rezerwacja towaru, Pakowanie zamówień i inwentaryzacja, a do tego Załadunek tras oraz podgląd produktów (bez cen) i zamówień. Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych nie wchodzi w skład tej roli. To osobne uprawnienie Inwentaryzacja: księgowanie różnic. |
| Księgowy | Wszystko w Finansach poza Finanse: konfiguracja KSeF (konfiguracją KSeF, Krajowego Systemu e-Faktur). Do tego podgląd zamówień, podgląd podmiotów (klientów i dostawców) razem z ich danymi wrażliwymi, produkty z cenami i Analityka. Rola obejmuje też Zamówienia: Statusy. To uprawnienie otwiera również listy w Handlowe → Konfiguracja i Logistyka → Przewoźnicy. |
Każda z powyższych ról poza Kierowcą obejmuje też podgląd powiadomień.
To są uprawnienia, które rola dostaje przy zakładaniu firmy. Potem rola należy do Twojej firmy:
- Zmiany wprowadzone w edytorze zostają. Aktualizacje Complaia ich nie cofają.
- Gdy Complaia dodaje nowe uprawnienie do roli, którą firmy dostają na start, rola dostaje je automatycznie. Uprawnienie, które wyłączono, zostaje wyłączone.
- Wyjątkiem jest rola Właściciela. Zawsze ma wszystkie uprawnienia.
Opis na ekranie to tylko streszczenie
Krótki opis przy roli systemowej to streszczenie. Może nie odpowiadać temu, na co rola naprawdę pozwala. Dotyczy to zwłaszcza roli Kierowca. Zakres dostępu na stronie szczegółów roli zawsze pokazuje dokładnie, na co rola pozwala.
Rola Właściciela
Właściciel to konto utworzone przy rejestracji firmy. Rola jest chroniona:
- Nie można jej nikomu nadać. Przy takiej próbie pojawia się komunikat, że roli Właściciel nie można nadać.
- Nie można utworzyć roli o nazwie Właściciel.
- Nie da się zmienić jej nazwy ani uprawnień, nie da się jej też usunąć. W edytorze możesz zmienić tylko wygląd plakietki i szybkie akcje na dashboardzie.
- Konta Właściciela nie da się zablokować ani usunąć, a hasło Właściciela może zmienić tylko on sam.
Administrator to nie Właściciel
Administrator to rola dla osoby, która na co dzień prowadzi Complaia. Obejmuje wszystko poza dwiema rzeczami:
- Bez Subskrypcji. Administrator nie widzi System → Subskrypcja. Nie może zmienić planu, dokupić miejsc ani anulować subskrypcji.
- Bez uprawnienia Definiowanie systemu: Edycja. Bez niego Administrator może otworzyć i przeczytać Ustawienia → Dane firmy, ale nie może ich edytować. Nie widzi też Logistyka → Dostawy i powiadomienia.
Rolę Administratora możesz zmienić jak każdą inną. Jeśli chcesz mieć kilka rodzajów administratorów, utwórz role własne.
Przekazanie rozliczeń komuś innemu
Jeśli planem i fakturami ma zarządzać ktoś inny niż Właściciel, utwórz rolę własną z modułem Subskrypcja i nadaj ją tej osobie. Dostanie prawa do rozliczeń i nic poza tym. Zobacz Subskrypcja i płatności.
Jak działa wybór uprawnień
Karta Uprawnienia w edytorze ról wymienia wszystkie moduły jako wiersze, które można rozwijać i zwijać.
- Wiersz modułu — pokazuje nazwę modułu, licznik zaznaczonych uprawnień (na przykład 3 / 9) i pole wyboru dla całego modułu. Kliknij wiersz, żeby go rozwinąć. Kliknij pole wyboru, żeby od razu zaznaczyć albo odznaczyć wszystkie uprawnienia w module. Kreska w polu oznacza, że zaznaczono tylko część.
- Wiersz uprawnienia — kliknij go, żeby włączyć uprawnienie (zielony znacznik) albo je wyłączyć. Pod nazwą widać, co robi, oraz Wymaga uprawnienia: … albo Nie wymaga innych uprawnień.
- Włączanie razem — gdy zaznaczasz uprawnienie, które potrzebuje innego z tego samego modułu, to drugie zaznacza się samo. Gdy odznaczasz uprawnienie, od którego zależą inne, te też się odznaczają. Na przykład zaznaczenie Użytkownicy: Usuwanie zaznacza też Użytkownicy: Edycja, Użytkownicy: Szczegóły i Użytkownicy: Lista.
- Co odblokowuje — wskaż myszą wiersz uprawnienia. Podpowiedź zaczynająca się od Odblokowuje wymienia pozycje menu i ekrany, które to uprawnienie otwiera. Przy uprawnieniu, które tylko włącza przycisk, podpowiedź zaczyna się od Działa na i wymienia ekrany, na których działa.
- Wyszukiwanie — wpisz tekst w pole Szukaj funkcji…, żeby zawęzić listę. Przyciski Zaznacz wszystko i Wyczyść na górze działają na wszystkie moduły. Te same dwa przyciski na dole rozwiniętego modułu działają tylko na ten moduł.
Kilka uprawnień zależy od uprawnienia z innego modułu. Na przykład utworzenie reklamacji wymaga podglądu zamówień. Takie uprawnienia nie zaznaczają się same. Przeczytaj wiersz Wymaga uprawnienia i zaznacz drugie uprawnienie samodzielnie.
Dwa uprawnienia KSeF są widoczne tylko wtedy, gdy firma ma polski podmiot sprzedażowy albo gdy rola już je ma.
Typowe zadania
Tworzenie roli
- Przejdź do Ustawienia → Role i uprawnienia → Nowa rola albo kliknij Utwórz rolę na liście.
- W sekcji Podstawowe wypełnij pole Nazwa roli i opcjonalnie pole Opis.
- Na karcie Uprawnienia rozwiń moduły potrzebne tej roli i zaznacz uprawnienia. Zaznacz co najmniej jedno, inaczej pojawi się komunikat Zaznacz przynajmniej 1 uprawnienie.
- Opcjonalnie ustaw Wygląd plakietki: kolory tła, obramowania, kropki i tekstu, z podglądem na żywo. Przywróć domyślne je resetuje.
- Opcjonalnie wybierz Szybkie akcje: do 6 kart na dashboardzie. Kartę możesz wybrać tylko wtedy, gdy rola ma potrzebne do niej uprawnienie.
- Kliknij Utwórz rolę. Od razu możesz nadawać ją osobom.
Nazwy ról muszą być niepowtarzalne. Jeśli nazwa jest zajęta, pojawi się komunikat Rola o tej nazwie już istnieje. Użyj innej nazwy.
Sprawdzanie, na co pozwala rola
- Otwórz rolę z ekranu Lista ról.
- Przeczytaj Zakres dostępu. Włącz Tylko aktywne, żeby ukryć wszystko, na co rola nie pozwala, albo wyszukaj funkcję po nazwie.
- Zajrzyj do sekcji Użytkownicy w tej roli, żeby zobaczyć, kto ma tę rolę. To osoby, których dotknie każda zmiana.
Zmiana uprawnień roli
- Otwórz rolę i kliknij Edytuj.
- Zaznacz albo odznacz uprawnienia. Jeśli odznaczysz uprawnienie potrzebne do wybranej szybkiej akcji, Complaia zapyta, czy usunąć też tę szybką akcję. Potwierdź przyciskiem Odznacz i usuń akcję.
- Kliknij Zapisz zmiany.
Jeśli zapis odbiera uprawnienia roli, którą mają jakieś osoby, Complaia najpierw prosi o potwierdzenie. Okno wymienia, co rola straci i ile kont ją ma. Zmiana działa od razu dla wszystkich tych osób, także dla tych, które są teraz zalogowane.
Cofnij przywraca ostatnio zapisany stan. Jeśli masz niezapisane zmiany, Complaia najpierw zapyta.
W rolach systemowych pola Nazwa roli i Opis są zablokowane, bo są tłumaczone automatycznie.
Nadawanie roli użytkownikowi
Role nadajesz w edytorze użytkownika.
- Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Lista użytkowników i otwórz osobę.
- Kliknij Edytuj.
- Na zakładce Dane wybierz rolę w polu Rola.
- Kliknij Zapisz.
Szczegóły znajdziesz na stronie Użytkownicy.
Usuwanie roli
- Otwórz rolę i kliknij Usuń.
- Potwierdź w oknie:
- Jeśli nikt nie ma tej roli, kliknij Usuń rolę.
- Jeśli ktoś ją ma, okno nosi tytuł Wybierz rolę zastępczą. W polu Rola zastępcza wybierz rolę i kliknij przycisk, który przepisuje użytkowników i usuwa rolę. Wszystkie wymienione osoby najpierw przechodzą do roli zastępczej.
Usunięcia roli nie da się cofnąć. Rola, którą firma dostała na start (poza rolą Właściciela), zostanie utworzona ponownie, bez użytkowników, przy najbliższej aktualizacji Complaia.
Gdy coś nie działa
| Co widzisz | Dlaczego | Co zrobić |
|---|---|---|
| Współpracownik nie widzi sekcji menu, którą Ty widzisz | Jego rola nie ma żadnego uprawnienia w tym module. | Otwórz jego rolę, sprawdź Zakres dostępu i dodaj uprawnienie. Albo nadaj mu inną rolę. |
| W menu nie ma Role i uprawnienia | Nie masz uprawnienia Role i uprawnienia: Podgląd. | Poproś Właściciela albo administratora. |
| Komunikat, że roli Właściciel nie można nadać | Właściciel jest tylko jeden. | Nadaj tej osobie rolę Administrator albo rolę własną z tym, czego potrzebuje. |
| Rola Właściciel jest zarezerwowana i nie można jej utworzyć ręcznie. Wybierz inną nazwę roli. | Nowa rola dostała nazwę Właściciel. | Użyj innej nazwy. |
| Rola o tej nazwie już istnieje. Użyj innej nazwy. | Nazwy ról są niepowtarzalne. | Zmień nazwę. |
| Rola Właściciela nie ma przycisku Usuń | Rola Właściciela jest chroniona. | Nic nie trzeba robić. |
| Ta akcja wymaga uprawnienia „…”. Najpierw zaznacz to uprawnienie w sekcji powyżej. | Wybrano szybką akcję, do której rola nie ma uprawnienia. | Najpierw zaznacz uprawnienie, potem szybką akcję. |
| Maksymalnie możesz wybrać 6 akcji. Najpierw odznacz inną. | Na dashboardzie mieści się 6 szybkich akcji. | Usuń jedną, zanim dodasz kolejną. |
| Pole Nazwa roli jest wyszarzone | Nazwy ról systemowych są tłumaczone automatycznie. | Jeśli chcesz własnej nazwy, utwórz rolę własną. |
| Usunięta rola wróciła na listę | To jedna z ról, które firma dostaje na start. Complaia tworzy ją ponownie przy aktualizacji. | Zostaw ją bez użytkowników albo zmień jej uprawnienia. |
| W angielskiej wersji interfejsu opis pod uprawnieniem jest po polsku | Osiem uprawnień nie ma opisu po angielsku: trzy uprawnienia inwentaryzacji, Inwentaryzacja: księgowanie różnic, Rezerwacja towaru, Pakowanie zamówień, Załadunek tras i Zamówienia: portal klienta. | Kieruj się nazwą uprawnienia, która jest po angielsku, i podpowiedzią Odblokowuje. |
Uprawnienia
| Aby… | Potrzebujesz |
|---|---|
| Widzieć listę ról i otwierać role | Role i uprawnienia: Podgląd |
| Utworzyć rolę | Role i uprawnienia: Tworzenie |
| Edytować rolę | Role i uprawnienia: Edycja |
| Usunąć rolę | Role i uprawnienia: Usuwanie |
| Widzieć na stronie szczegółów roli, kto ją ma | Użytkownicy: Lista |
| Zmienić rolę użytkownika | Użytkownicy: Zmiana roli. Zobacz Użytkownicy. |
Osoby, które tworzą albo edytują użytkowników, mogą wybierać z pełnej listy ról, nawet bez uprawnień z modułu Role i uprawnienia.
Zobacz też
- Użytkownicy — zakładanie kont i nadawanie im ról
- Subskrypcja i płatności — moduł, którego nie ma Administrator
- Dane firmy — ekran, który domyślnie może edytować tylko Właściciel
- Dziennik zdarzeń — kto i kiedy zmienił rolę
- Słownik pojęć — rola, uprawnienie, właściciel i miejsce w jednym miejscu