Podmioty (klienci i dostawcy)

Podmioty to Twoja książka adresowa firm i osób, z którymi prowadzisz interesy: klientów, dostawców i innych. Jeden zapis zawiera nazwę, numery podatkowe, adresy i osoby kontaktowe. Wybierasz go wszędzie tam, gdzie te dane są potrzebne, zamiast wpisywać je od nowa.

Gdzie to znaleźć: Handlowe → Podmioty → Lista podmiotów i Handlowe → Podmioty → Nowy podmiot

Nie myl ich z Podmiotami sprzedażowymi w menu Finanse. To Twoje własne firmy, które wystawiają faktury. Zobacz Podmioty sprzedażowe i słownik pojęć.

Kiedy z tego korzystasz

• Dodajesz klienta albo dostawcę, z którym będziesz współpracować więcej niż raz.
• Poprawiasz w jednym miejscu adres, numer podatkowy albo osobę kontaktową klienta.
• Sprawdzasz, co klient dotąd zamawiał.
• Porządkujesz podmioty, które Complaia utworzyła z zamówień.
• Ukrywasz klienta albo dostawcę, z którym już nie współpracujesz.

Najważniejsze pojęcia

• Forma podmiotu — Firma albo Osoba fizyczna. Od niej zależy, jakie pola ma zapis:
  • firma ma NIP, numery rejestrowe i osoby kontaktowe;
  • osoba fizyczna ma imię, nazwisko i osobiste dane kontaktowe.
• Typ relacji — kim podmiot jest dla Ciebie: Klient, Dostawca, Broker albo Inne. To głównie etykieta do filtrowania. Korzysta z niej tylko jedno miejsce: pole dostawcy w przyjęciu zewnętrznym podpowiada wyłącznie podmioty typu Dostawca.
• Trzy adresy — Faktura, Dostawa i Dodatkowy.
• Kontakty — osoby w firmie, każda z rolą, adresem e-mail, telefonem i notatką. Osobę kontaktową, która odeszła, można wyłączyć i zachować w zapisie.
• Aktywny albo nieaktywny — przy wyborze klienta, nabywcy albo dostawcy na innym ekranie podpowiadane są tylko aktywne podmioty. Nieaktywne zostają na liście i w dokumentach, które już ich używają.
• Dokumenty przechowują własną kopię. Zmiana podmiotu nie zmienia istniejących zamówień ani faktur. Zachowują one dane z chwili, w której powstały.

Podmioty wybierasz w tych miejscach:

• klient w nowym zamówieniu;
• klient zlecenia logistycznego;
• nabywca na fakturze;
• dostawca w przyjęciu zewnętrznym (tylko podmioty typu Dostawca).

Listy podmiotów na tych ekranach kończą się linkiem do dodania brakującego podmiotu. Otwiera on Nowy podmiot w nowej karcie przeglądarki. Wymaga uprawnienia Podmioty (B2B/B2C): Tworzenie.

Podmioty tworzone z zamówień

Complaia tworzy też podmioty sama, na podstawie danych klienta w zamówieniach. Dzieje się to w trzech przypadkach:

1. Zamówienie zostaje zaimportowane z podłączonego sklepu albo marketplace’u. Zamówienie nie jest łączone z podmiotem.
2. Z zamówienia powstaje przesyłka, niezależnie od tego, czy tworzy ją człowiek, reguła integracji, czy odbiór towaru do reklamacji albo zwrotu. Dzieje się tak przy każdej takiej przesyłce, bez względu na to, jak wpisano klienta. Klientem przesyłki zostaje ten podmiot.
3. Zaznaczysz Zapisz klienta na liście podmiotów w nowym zamówieniu. Ta opcja pojawia się tylko wtedy, gdy klienta wpisano ręcznie. Zamówienie zostaje połączone z podmiotem.

Zanim cokolwiek utworzy, Complaia szuka istniejącego podmiotu. Próbuje w tej kolejności:

1. NIP, także numer VAT UE, w dowolnym zapisie, z myślnikami, spacjami lub prefiksem kraju albo bez nich;
2. przy firmie nazwa firmy, dokładnie, bez względu na wielkość liter;
3. adres e-mail, porównywany z osobistym e-mailem podmiotu i z e-mailem każdego z jego kontaktów;
4. przy osobie imię i nazwisko, ale tylko wtedy, gdy zamówienie ma NIP albo adres e-mail.

Pierwszeństwo mają podmioty typu Klient. Podmiot, którego NIP albo adres e-mail różni się od tego w zamówieniu, nigdy nie zostanie wybrany. Wyszukiwanie znajduje też podmioty nieaktywne.

Gdy nic nie pasuje, nowy podmiot:

• jest aktywnym podmiotem typu Klient;
• dostaje adres do faktury i adres dostawy z zamówienia;
• dostaje jeden kontakt z adresem e-mail i telefonem z zamówienia;
• dostaje notatkę, z którego zamówienia powstał, chyba że zaznaczono opcję w nowym zamówieniu. Notatka i rola kontaktu są zapisane w języku Twojej firmy.

Ekrany

Lista podmiotów

Kolumna	Co pokazuje
Podmiot	Nazwa. Pod nią adres e-mail osoby fizycznej albo skrócona nazwa firmy. Z uprawnieniem do edycji widać ołówek, który otwiera formularz edycji
Status	Aktywny albo Nieaktywny
Rodzaj	Osoba albo Firma (forma podmiotu)
Typ	Typ relacji
NIP / PESEL	NIP firmy albo PESEL osoby. Widoczne tylko dla osób, które mogą oglądać dane wrażliwe
Kontakt	Adres e-mail i telefon. Przy firmie dane jej pierwszego kontaktu, z dopiskiem typu +1 kontakt, gdy kontaktów jest więcej
Adres	Jeden z adresów podmiotu
Utworzono	Kiedy dodano zapis

Kliknij wiersz, żeby otworzyć podmiot. Kliknięcie z wciśniętym Ctrl lub Cmd otwiera go w nowej karcie przeglądarki. W nagłówku są przyciski Odśwież i Nowy podmiot.

Pole wyszukiwania znajduje podmiot po nazwie, skróconej nazwie, numerach podatkowych, adresach, telefonie albo e-mailu oraz po imieniu i nazwisku, adresie e-mail lub telefonie dowolnego kontaktu.

Listę możesz filtrować po:

• statusie, rodzaju, typie (Klient albo Dostawca) i dacie utworzenia;
• dwóch rzeczach bez własnej kolumny: NIP (tylko dla osób, które mogą oglądać dane wrażliwe) i Miasto (miasto z adresu do faktury).

Strona podmiotu

Strona podmiotu służy do odczytu. W nagłówku ma przycisk odświeżania i Edytuj. Pokazuje:

• nazwę, notatkę wewnętrzną, stronę WWW, identyfikator zapisu z przyciskiem kopiowania oraz daty utworzenia i ostatniej zmiany zapisu;
• Dane podstawowe — nazwę i formę podmiotu. Przy firmie: skróconą nazwę i stronę WWW. Przy osobie fizycznej: imię, nazwisko, telefon osobisty i e-mail osobisty. Osoby, które mogą oglądać dane wrażliwe, widzą też typ relacji, NIP, VAT UE, REGON, KRS i PESEL, każde z przyciskiem kopiowania;
• Adresy — do faktury, dostawy (Dostawa) i dodatkowy;
• Kontakty (przy osobie fizycznej: Dane kontaktowe), każdy z zieloną albo czerwoną kropką oznaczającą kontakt aktywny albo nieaktywny;
• Historia zamówień — zamówienia powiązane z tym klientem, od najnowszego, po 20 na stronę. Każdy wiersz pokazuje numer, nazwę klienta z zamówienia, datę, status i kwotę. Kliknij zamówienie, żeby je otworzyć.

Historia zamówień obejmuje:

• zamówienia, w których ten podmiot wybrano jako klienta;
• zamówienia, których klient ma ten sam NIP albo numer VAT UE co podmiot;
• zamówienia, których klient ma ten sam adres e-mail co podmiot albo jeden z jego kontaktów.

Wymaga uprawnienia Zamówienia: Podgląd albo Podmioty (B2B/B2C): Dane wrażliwe.

📷 Zrzut ekranu do dodania: strona podmiotu będącego firmą, z kartami Dane podstawowe, Adresy, Kontakty i panelem Historia zamówień

Typowe zadania

Dodanie podmiotu

1. Wejdź w Handlowe → Podmioty → Nowy podmiot.
2. W sekcji Dane podstawowe ustaw pola Forma podmiotu i Typ relacji.
   • Firma: wypełnij pole Nazwa (wymagane). Opcjonalnie dodaj NIP, WWW, VAT UE, REGON i KRS. Numer VAT UE musi zaczynać się od kodu kraju UE, np. DE123456789.
   • Osoba fizyczna: wypełnij pola Imię i Nazwisko. Wystarczy jedno z nich. W sekcji Dane osobowe możesz wypełnić pola PESEL, Telefon osobisty i E-mail osobisty.
3. W sekcji Adresy wypełnij w razie potrzeby adresy Faktura, Dostawa i Dodatkowy: Ulica, Kod, Miasto, region i Kraj. Kraj startuje od tego, który jest w danych Twojej firmy.
4. Przy firmie kliknij Dodaj kontakt w sekcji Kontakty dla każdej osoby kontaktowej. Wypełnij pola Imię i nazwisko, Rola, E-mail, Telefon i Notatka. Przy nowej osobie przełącznik Aktywny kontakt jest włączony.
5. W sekcji Ustawienia możesz zostawić notatkę wewnętrzną w polu Notatka.
6. Kliknij Utwórz. Pojawi się komunikat Utworzono podmiot. i otworzy się nowy podmiot.

Nowy podmiot jest zawsze aktywny. Przycisk Wyczyść w nagłówku czyści formularz.

Uzupełnienie polskiej firmy po NIP

1. W formularzu nowego podmiotu albo edycji ustaw Forma podmiotu na Firma i wpisz 10-cyfrowy NIP w polu NIP.
2. Kliknij GUS. Przycisk pojawia się obok pola, gdy numer jest poprawnym polskim NIP-em. Myślniki i prefiks PL są pomijane.
3. Sprawdź dane. Nazwa, REGON, KRS i adres wypełniają się z rejestru GUS. Adres trafia do wszystkich trzech bloków adresowych i możesz go potem zmienić. Numer VAT UE wypełnia się tylko wtedy, gdy pole jest puste, a firma figuruje jako czynny podatnik VAT. W przeciwnym razie uwaga informuje, że pole zostało puste.

W formularzu edycji pole NIP, a razem z nim przycisk GUS, widzą tylko osoby, które mogą oglądać dane wrażliwe.

Edycja podmiotu

1. Otwórz podmiot i kliknij Edytuj albo kliknij ołówek na liście.
2. Zmień pola. Żeby dodać albo usunąć osoby kontaktowe, użyj przycisków Dodaj kontakt i Usuń w sekcji Kontakty. Przy osobie, która odeszła, ale ma zostać w zapisie, wyłącz Aktywny kontakt.
3. Kliknij Zapisz. Pojawi się komunikat Zapisano podmiot.

Jeśli klikniesz Odśwież z niezapisanymi zmianami, Complaia najpierw zapyta, bo zmiany by przepadły. Nagłówek pokazuje też, gdy ktoś inny edytuje ten sam podmiot.

Ukrycie podmiotu, którego już nie używasz

1. Otwórz formularz edycji podmiotu.
2. W polu Aktywny wyłącz przełącznik Widoczny.
3. Kliknij Zapisz.

Podmiot zmienia status na Nieaktywny. Nie jest już podpowiadany w nowych zamówieniach, przesyłkach, fakturach ani przyjęciach zewnętrznych. Zostaje na liście i w istniejących dokumentach. Włącz przełącznik z powrotem, żeby znów używać podmiotu.

Usunięcie podmiotu

Potrzebujesz uprawnienia Podmioty (B2B/B2C): Usuwanie.

1. Otwórz formularz edycji podmiotu i kliknij Usuń w nagłówku.
2. Potwierdź w oknie Usunąć podmiot?

Okno mówi, że podmiot zostanie usunięty na stałe. W rzeczywistości zapis nie jest kasowany. Zmienia status na Nieaktywny, dokładnie tak jak w poprzednim zadaniu, i możesz go przywrócić.

Podmiotu, który jest klientem jakiejkolwiek przesyłki, także anulowanej, nie da się usunąć. Zamiast tego ustaw go jako nieaktywny.

Sprawdzenie, co zamawiał klient

1. Otwórz podmiot.
2. Przewiń do sekcji Historia zamówień. Przyciskami Dalej i Wstecz przechodzisz między stronami.
3. Kliknij zamówienie, żeby je otworzyć.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Nie ma przycisku GUS	W polu NIP nie ma poprawnego polskiego NIP-u, forma podmiotu to Osoba fizyczna albo, w formularzu edycji, nie możesz oglądać danych wrażliwych	Sprawdź numer. Dane firm zagranicznych wpisz ręcznie
Pobranie z GUS działa tylko dla poprawnego polskiego NIP.	Numer ma dziesięć cyfr, ale nie jest poprawnym polskim NIP-em	Popraw numer
Nie znaleziono firmy o tym NIP	W rejestrze nie ma takiej firmy albo nie udało się połączyć z rejestrem	Sprawdź numer i spróbuj ponownie albo wpisz dane ręcznie
Uwaga, że podmiot nie figuruje na Białej Liście jako czynny podatnik VAT, a numer VAT UE nie został uzupełniony	Polski rejestr podatników VAT pokazuje firmę z innym statusem	Zostaw pole VAT UE puste albo wpisz numer ręcznie, jeśli go znasz
Pole VAT UE robi się czerwone i podmiot się nie zapisuje	Numer nie zaczyna się od kodu kraju UE	Dodaj kod kraju, np. DE
Nie można usunąć podmiotu, bo jest używany w przesyłkach.	Podmiot jest klientem co najmniej jednej przesyłki	Zamiast tego wyłącz przełącznik Widoczny w formularzu edycji
„Usunięty” podmiot nadal jest na liście jako Nieaktywny	Usunięcie tylko dezaktywuje podmiot	Nic nie trzeba robić. Przefiltruj listę po statusie, żeby ukryć nieaktywne podmioty
Nie da się znaleźć podmiotu przy wyborze klienta, nabywcy albo dostawcy	Podmiot jest nieaktywny. W przyjęciu zewnętrznym może też nie mieć typu Dostawca	Włącz z powrotem Widoczny albo zmień Typ relacji na Dostawca
Lista dostawców w przyjęciu zewnętrznym jest pusta	Twoja rola ma tylko uprawnienia magazynowe. Lista podmiotów wymaga jednego z uprawnień wymienionych w uwadze pod tabelą niżej	Poproś administratora o dodanie np. Podmioty (B2B/B2C): Podgląd
Kolumna Typ pokazuje broker albo other zamiast nazwy	Te dwa typy nie są tłumaczone na liście	Otwórz podmiot, żeby zobaczyć jego typ
Kolumna Adres pokazuje tylko kraj	Kolumna pokazuje adres dodatkowy. Podmiot, który ma tylko adres do faktury, pokazuje tam domyślny kraj	Uzupełnij adres dodatkowy albo otwórz podmiot
Na stronie podmiotu brakuje numerów podatkowych i typu relacji	Twoja rola nie ma uprawnienia Podmioty (B2B/B2C): Dane wrażliwe	Poproś administratora o jego dodanie
Historia zamówień mówi, że nie ma zamówień, choć są	Widzisz panel dzięki uprawnieniu do fakturowania, ale lista wymaga uprawnienia Zamówienia: Podgląd albo Podmioty (B2B/B2C): Dane wrażliwe	Poproś administratora o dodanie jednego z nich
Ten sam klient istnieje dwa razy	Zamówienia miały różne dane, np. inny NIP albo adres e-mail. Osoba fizyczna bez NIP-u i bez adresu e-mail zawsze dostaje nowy podmiot. Nowy podmiot nie sprawdza duplikatów	Aktualizuj jeden zapis, a drugi ustaw jako nieaktywny. Zapisów nie da się scalić
Historia zamówień pokazuje status zamówienia po polsku, choć pracujesz w innym języku interfejsu	Panel nie tłumaczy nazw wbudowanych statusów	Otwórz zamówienie, żeby zobaczyć status w swoim języku
Notatka albo rola kontaktu w automatycznie utworzonym podmiocie jest w innym języku	Podmioty automatyczne zapisują się w języku Twojej firmy	Nic nie trzeba robić

Uprawnienia

Poniższe nazwy uprawnień są takie, jak w edytorze ról, w grupie Podmioty (B2B/B2C).

Aby…	Potrzebujesz
Otworzyć Handlowe → Podmioty i stronę podmiotu	Podgląd
Dodać podmiot	Tworzenie
Zapisać wpisanego ręcznie klienta na liście podmiotów z nowego zamówienia	Tworzenie
Edytować podmiot, także przełączać Widoczny	Edycja
Użyć przycisku Usuń	Usuwanie
Widzieć na stronie podmiotu NIP, VAT UE, REGON, KRS, PESEL i typ relacji	Dane wrażliwe. Widzą je też osoby, które mogą tworzyć albo korygować faktury
Widzieć panel Historia zamówień podmiotu	Zamówienia: Podgląd albo Dane wrażliwe

Osoby pracujące z zamówieniami, przesyłkami, zleceniami produkcyjnymi, planowaniem tras albo fakturami mogą wybierać podmioty na tych ekranach bez uprawnienia Podgląd z tej grupy. Same uprawnienia magazynowe nie wystarczą.

Zobacz też

• Zamówienia — wybór klienta w nowym zamówieniu
• Karta zamówienia — co kopiuje się z podmiotu do zamówienia
• Zlecenia logistyczne · Fakturowanie · Przyjęcia zewnętrzne
• Podmioty sprzedażowe — Twoje własne firmy wystawiające faktury, czyli coś innego
• Role i uprawnienia