Dane firmy

Dane firmy to rekord samej firmy w Complaia: nazwa, NIP i adres, język i waluta, w których firma pracuje, osoba kontaktowa oraz Twoja zgoda marketingowa. Właściciel może też z tego ekranu usunąć cały system.

Gdzie to znaleźć: Ustawienia → Dane firmy

Kiedy z tego korzystasz

• Zakładasz nową firmę w Complaia, zanim zespół zacznie pracę.
• Firma się przeprowadza albo zmienia nazwę lub NIP.
• Zmienia się osoba kontaktowa.
• E-maile, które Complaia wysyła w imieniu firmy, wychodzą w złym języku.
• Chcesz, żeby nowe zamówienia i produkty zaczynały od innej waluty.
• Właściciel chce na dobre zamknąć konto firmy.

Najważniejsze pojęcia

Pola

Pole	Do czego służy
Nazwa firmy	Pełna nazwa prawna. Wymagane.
NIP	Numer podatkowy firmy. Wymagane.
Kraj	Kraj rejestracji firmy. Wymagane.
Język systemu	Język, którego Complaia używa, działając w imieniu firmy. Zobacz niżej. Wymagane.
Waluta bazowa systemu	Waluta, od której zaczynają się nowe zamówienia, produkty i dokumenty. Zobacz niżej. Wymagane.
Adres, Kod pocztowy, Miasto	Adres siedziby. Wszystkie trzy pola są wymagane.
Osoba kontaktowa: Imię i nazwisko, Telefon, E-mail	Osoba, z którą zespół Complaia ma się kontaktować w sprawie konta.
Informacje handlowe i marketing bezpośredni	Czy zgadzasz się na oferty i nowości od Complaia. Zgodę wyrażono albo odmówiono jej przy rejestracji i można ją zmienić w każdej chwili. Pod spodem widać, kiedy zaakceptowano regulamin i kiedy ostatnio zmieniono tę zgodę.

Do czego służą te dane

• Faktury za Complaia. Nazwa firmy, NIP i adres są automatycznie przekazywane operatorowi płatności (Stripe). Po zapisaniu zmiany kolejne faktury za Complaia mają nowe dane. Faktury już wystawione zostają bez zmian. Te same dane widać w System → Subskrypcja, w sekcji Dane do faktury.
• Wiadomości i dokumenty tworzone dla firmy. Są w języku systemu.
• Nowe zamówienia, produkty i dokumenty. Zaczynają od waluty bazowej.

Język systemu a Twój język

Są dwa ustawienia języka i każde robi co innego:

Ustawienie	Gdzie je ustawiasz	Co zmienia
Twój język interfejsu	Twój własny profil	To, co Ty widzisz na ekranie. Nikogo innego to nie dotyczy.
Język systemu	Ten ekran	Język e-maili systemowych, dokumentów i tekstów dziennika zdarzeń tworzonych dla firmy. Przykładem jest e-mail powitalny, który dostaje nowy użytkownik. Nie zależy od tego, kto wywołał wiadomość.

Waluta bazowa

Waluta bazowa systemu to domyślna waluta całej firmy. Dostają ją nowe zamówienia, nowe produkty i importowane pozycje bez własnej waluty. Jej zmiana nie przelicza kwot już zapisanych. Istniejące zamówienia, produkty i dokumenty zachowują swoją walutę i swoje kwoty.

To nie są dane sprzedawcy na Twoich fakturach

Faktury, które wystawiasz klientom, nie biorą danych sprzedawcy z tego ekranu. Pochodzą one z podmiotu sprzedażowego. Podmiot sprzedażowy to jedna z Twoich firm wystawiających faktury, z własnym NIP-em, adresem, rachunkami bankowymi i numeracją. Jeśli poprawiasz tu adres, popraw go też w podmiocie sprzedażowym.

Ekran

Strona ma trzy karty: Dane firmy, Osoba kontaktowa i Zgody. Właściciel widzi też na dole sekcję Usuń system.

Strona otwiera się w trybie podglądu. Dane są pokazane jako zwykły tekst.

• Jeśli możesz edytować, w nagłówku jest przycisk Edytuj. W trakcie edycji są tam przyciski Anuluj i Zapisz zmiany.
• Jeśli nie możesz, notka wyjaśnia, że edycja wymaga uprawnienia Definiowanie systemu.

Pod polami firmy notka mówi, że nazwa, NIP i adres pojawiają się na fakturach od Complaia. Jeśli masz dostęp do subskrypcji, obok jest przycisk Zarządzaj subskrypcją, który otwiera System → Subskrypcja.

📷 Zrzut ekranu do dodania: Dane firmy w trybie edycji, z kartą Dane firmy i przyciskiem Zapisz zmiany

Typowe zadania

Aktualizacja danych firmy

1. Przejdź do Ustawienia → Dane firmy.
2. Kliknij Edytuj.
3. Zmień potrzebne pola.
4. Kliknij Zapisz zmiany. Pojawi się komunikat Dane firmy zostały zapisane.

Anuluj kończy edycję. Jeśli coś zmieniono, Complaia najpierw zapyta, czy porzucić zmiany.

Zmiana języka systemu

1. Kliknij Edytuj.
2. Wybierz inny Język systemu: Polski, English, Deutsch, Українська albo Français.
3. Kliknij Zapisz zmiany.

Twój ekran się nie zmienia, bo zależy od Twojego języka interfejsu. Wiadomości i dokumenty utworzone po zmianie są w nowym języku. Te już wysłane albo utworzone zostają takie, jakie były.

Zmiana waluty bazowej

1. Kliknij Edytuj.
2. W polu Waluta bazowa systemu wybierz inną walutę.
3. Kliknij Zapisz zmiany.
4. Complaia poprosi o potwierdzenie i przypomni, że zapisane kwoty nie zostaną przeliczone. Kliknij Zmień walutę.

Od tej chwili nowe zamówienia, produkty i dokumenty zaczynają od tej waluty. Istniejące nie są przeliczane.

Zmiana zgody marketingowej

1. Kliknij Edytuj.
2. Na karcie Zgody ustaw Informacje handlowe i marketing bezpośredni na Tak albo Nie.
3. Kliknij Zapisz zmiany. Data przy Ostatnia zmiana zgody marketingowej się zaktualizuje.

Usuwanie systemu

Tę opcję widzi tylko Właściciel. Usunięcie systemu kasuje całe konto firmy w Complaia ze wszystkimi danymi.

Co się dzieje po potwierdzeniu

• Dostęp znika natychmiast, dla Ciebie i dla każdego pracownika. Wszyscy widzą tylko ekran blokady z odliczaniem.
• Masz 30 dni na zmianę decyzji. W tym czasie nic nie jest kasowane.
• Po terminie dane znikają bezpowrotnie: produkty, zamówienia, faktury sprzedażowe, magazyn, dokumenty, konta pracowników i pliki. Nie ma kopii zapasowej, z której dałoby się je odtworzyć.
• Subskrypcja działa do końca opłaconego okresu i nie jest zwracana. Automatyczne odnawianie zostaje wyłączone razem ze zgłoszeniem.

1. Przejdź do Ustawienia → Dane firmy i przewiń do sekcji Usuń system.
2. Kliknij Usuń system.
3. Przeczytaj krok Co się stanie: skutki i listę tego, co Complaia zachowa po usunięciu. Kliknij Dalej.
4. Przeczytaj krok Subskrypcja: co stanie się z płatnościami. Kliknij Dalej.
5. Wypełnij krok Potwierdzenie:
   • W polu Przepisz nazwę firmy wpisz nazwę firmy dokładnie tak, jak widać ją pod polem.
   • W polu Twoje hasło wpisz hasło, którym się logujesz.
   • Pole Powód (opcjonalnie) może zostać puste.
6. Kliknij Usuń system.

Przed terminem Właściciel dostaje e-maile z przypomnieniem.

Pobierz faktury przed terminem. Na ekranie blokady Właściciel może kliknąć Pobierz paczkę w sekcji Pobierz swoje dane. Paczka to plik ZIP, w którym są:

• pliki PDF wystawionych faktur, faktur proforma i korekt, pogrupowane według lat;
• dla faktur, które przeszły przez KSeF (Krajowy System e-Faktur): plik XML faktury i urzędowe potwierdzenie odbioru;
• lista wszystkich faktur w pliku CSV;
• informacja o tym, jak długo trzeba przechowywać faktury.

Wersje robocze nie są dołączane. Przy wielu fakturach składanie paczki trwa dłużej, bo każdy PDF powstaje na bieżąco. Licznik pokazuje postęp. Nie zamykaj karty przeglądarki, dopóki się nie skończy. Jeśli któregoś PDF-u nie udało się utworzyć, ekran o tym informuje, a plik README.txt w paczce wymienia brakujące dokumenty i przyczynę. Po usunięciu systemu paczki nie da się już utworzyć.

Żeby cofnąć usunięcie (tylko Właściciel, w ciągu 30 dni):

1. Zaloguj się. Pojawi się ekran blokady.
2. Sprawdź przełącznik Wznów automatyczne odnawianie. Widać go, gdy zgłoszenie wyłączyło automatyczne odnawianie, i na początku jest włączony. Zostaw go włączonego, inaczej dostęp skończy się z bieżącym opłaconym okresem.
3. Kliknij Przywróć system. Wszyscy od razu odzyskują dostęp.

Po upływie terminu dane są kasowane. Od tej chwili usunięcia nie da się cofnąć i ekran blokady o tym informuje.

Po usunięciu Complaia zachowuje tylko:

• nazwę firmy, NIP i kraj;
• imię, nazwisko i e-mail osoby, która zgłosiła usunięcie, oraz osoby, która je anulowała;
• daty zgłoszenia, ewentualnego anulowania i usunięcia;
• liczbę usuniętych plików i rekordów, bez ich treści;
• faktury, które Complaia wystawiła ci za korzystanie z systemu;
• zapis logowań pracowników Complaia na konta w Twojej firmie: kto i kiedy, bez tego, co oglądali.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Notka, że edycja wymaga uprawnienia Definiowanie systemu, i brak przycisku Edytuj	Twoja rola może otworzyć ekran, ale nie może go zmieniać. Spośród ról, które firma dostaje na start, edytować może tylko Właściciel. Administrator nie może.	Poproś Właściciela o zmianę albo o dodanie do Twojej roli uprawnienia Definiowanie systemu: Edycja.
Nazwa firmy jest wymagana., NIP jest wymagany., Kraj jest wymagany., Adres jest wymagany., Kod pocztowy jest wymagany. albo Miasto jest wymagane.	Wymagane pole jest puste.	Wypełnij pole i zapisz ponownie.
Podaj prawidłowy e-mail osoby kontaktowej.	E-mail kontaktowy nie jest prawidłowym adresem.	Popraw go.
Przycisk Zapisz zmiany jest wyszarzony	Nic jeszcze nie zmieniono.	Najpierw zmień jakieś pole.
Faktury dla klientów nadal mają stary adres	Faktury dla klientów biorą dane sprzedawcy z podmiotu sprzedażowego.	Zmień adres także w podmiocie sprzedażowym.
Nie ma pola na logo	Logo należy do podmiotu sprzedażowego, bo drukuje się na fakturach.	Ustaw je tam.
Wpisana nazwa nie zgadza się z nazwą firmy w systemie.	Nazwa w polu Przepisz nazwę firmy różni się od tej pod polem.	Wpisz ją dokładnie, ze znakami interpunkcyjnymi.
Nieprawidłowe hasło. przy usuwaniu systemu	To nie jest hasło Właściciela.	Wpisz hasło, którym się logujesz.
Nie ma sekcji Usuń system	Usunąć system może tylko Właściciel.	Poproś Właściciela.
Pobieranie paczki przerwało się przed końcem	Połączenie zostało przerwane, więc plik nie został zapisany.	Kliknij jeszcze raz Pobierz paczkę.
W menu nie ma pozycji Dane firmy	Twoja rola nie ma uprawnienia Definiowanie systemu: Podgląd.	Poproś Właściciela albo administratora.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Otworzyć i przeczytać Dane firmy	Definiowanie systemu: Podgląd
Edytować i zapisywać	Definiowanie systemu: Edycja
Usunąć albo przywrócić system, pobrać paczkę faktur	Być Właścicielem

Spośród ról, które firma dostaje na start, edytować ten ekran może tylko Właściciel. Administrator może go czytać. Zobacz Administrator to nie Właściciel.

To samo uprawnienie Definiowanie systemu: Edycja dodaje też do menu Logistyka → Dostawy i powiadomienia. Dodanie go do roli otwiera oba ekrany.

Zobacz też

• Podmioty sprzedażowe — firmy, które wystawiają Twoje faktury, z logo, rachunkami bankowymi i numeracją
• Subskrypcja i płatności — gdzie widać i gdzie są używane dane do faktury z tego ekranu
• Role i uprawnienia — dlaczego administrator nie może edytować tego ekranu
• Użytkownicy — konta, które pracują w tej firmie
• Konfigurator — gdzie te dane pojawiają się po raz pierwszy