Karta zamówienia

Ta strona opisuje każde pole zamówienia, karta po karcie, i sposób, w jaki sumują się jego kwoty. Formularz Nowe zamówienie, formularz edycji i strona zamówienia pokazują ten sam zapis, więc wszystko poniżej dotyczy każdego z tych trzech miejsc.

Gdzie to znaleźć: Handlowe → Zamówienia → Nowe zamówienie dla pustego formularza albo otwórz dowolne zamówienie z Handlowe → Zamówienia → Lista zamówień i kliknij Edytuj

Kiedy z tego korzystasz

• Wypełniasz zamówienie i chcesz wiedzieć, do czego służy dane pole.
• Klient pyta, skąd się wzięła taka suma.
• Zamówienie jest częściowo opłacone albo nadpłacone i chcesz wiedzieć dlaczego.
• Chcesz wiedzieć, ile przewoźnik pobierze przy zamówieniu za pobraniem.

Najważniejsze pojęcia

Zamówienie przechowuje własną kopię danych klienta. Nazwa, numery podatkowe i adresy zapisują się w zamówieniu w takiej postaci, jaką miały w tej chwili. Późniejsze zmiany podmiotu na liście Podmioty (klienci i dostawcy) nie zmieniają istniejących zamówień.

Każda pozycja ma cenę netto, stawkę VAT i cenę brutto. Możesz wpisać dowolną z cen, a Complaia wyliczy drugą. Zobacz hasła netto i brutto w słowniku pojęć.

Dostawa to kwota brutto. Wpisany koszt dostawy to tyle, ile płaci klient, razem z VAT.

Jedna waluta na zamówienie. Walutę wybierasz raz, u góry karty Pozycje zamówienia. Dotyczy wszystkich pozycji. Nowe zamówienie zaczyna w walucie bazowej systemu. Późniejsza zmiana waluty zmienia tylko symbol waluty przy kwotach. Nic nie jest przeliczane.

Płatność i status są od siebie niezależne. Zapisanie wpłaty nigdy nie zmienia statusu. Zmiana statusu nigdy nie zmienia kwot.

Kwoty zapisuje się według języka interfejsu. Ekrany zamówień pokazują kwoty tak, jak przyjęto w Twoim języku interfejsu, np. z przecinkiem albo kropką dziesiętną.

Ekran

Podstawowe

Pole	Do czego służy
Źródło zamówienia	Skąd przyszło zamówienie. Nowe zamówienie zaczyna od Ręcznie. Zobacz Źródła zamówień.
Nr zewnętrzny (w formularzu edycji: Numer zewnętrzny)	Numer zamówienia w innym systemie, np. w Twoim sklepie internetowym. Opcjonalny. Najwyżej 128 znaków. Dwa zamówienia z tego samego źródła nie mogą mieć tego samego numeru zewnętrznego.
Data zamówienia	Kiedy złożono zamówienie, z godziną. Wymagane.
Metoda płatności	Jak płaci klient. Na start ustawiona jest Twoja domyślna metoda. Zobacz Metody płatności.
Płatność przy odbiorze (pobranie)	Przełącz na Tak, gdy przewoźnik ma pobrać zapłatę przy doręczeniu. Wybór metody płatności nie włącza tego przełącznika. Zobacz Pobranie.

Numer zamówienia (np. ORD-1042) nadaje się automatycznie przy tworzeniu zamówienia.

Kontrahent

Pole	Uwagi
Wyszukaj kontrahenta	Tylko w formularzu Nowe zamówienie. Wybierz istniejący podmiot. Pola poniżej wypełnią się i zostaną zablokowane. Otwórz kartotekę otwiera podmiot w nowej karcie przeglądarki, więc wpisywane zamówienie nie przepadnie. Usuń wybór, żeby wpisać dane samodzielnie.
Typ klienta	Firma albo Osoba fizyczna. Od niego zależy, które pola są widoczne. Nowe zamówienie zaczyna od Firma.
NIP (tylko firma)	10-cyfrowy numer podatkowy bez prefiksu kraju. Gdy to poprawny polski NIP, pojawia się przycisk GUS. Pobiera on z rejestru GUS nazwę firmy, REGON i KRS, a dla czynnych podatników VAT także numer VAT UE.
Nazwa firmy / Imię i nazwisko	Wymagane.
Wybierz osobę kontaktową	Widoczne, gdy wybrana firma ma więcej niż jedną aktywną osobę kontaktową z adresem e-mail albo telefonem. Pierwsza osoba jest wybrana od razu. Jej adres e-mail i telefon kopiują się do zamówienia. Gdy taka osoba jest dokładnie jedna, jej dane kopiują się bez pytania.
E-mail, Telefon	Opcjonalne. Podany adres e-mail musi być poprawny.
VAT UE (tylko firma)	Opcjonalny. Musi zaczynać się od kodu kraju UE, np. DE123456789. Grecja używa EL.
REGON, KRS (tylko firma)	Opcjonalne polskie numery rejestrowe.
Zapisz klienta na liście podmiotów	Widoczne, gdy klienta wpisano ręcznie, a Ty masz uprawnienie Podmioty (B2B/B2C): Tworzenie. Przy zapisie zamówienia klient trafia na listę podmiotów albo zostaje połączony z podmiotem, który ma już te same dane.

Gdy wybierasz klienta z listy:

• Adres dostawy podmiotu trafia do sekcji Dane do wysyłki. Jeśli podmiot nie ma adresu dostawy, używany jest jego adres do faktury.
• Jeśli adres do faktury podmiotu jest inny, trafia do sekcji Dane do faktury, a przełącznik Taki sam jak dostawy się wyłącza.

Usunięcie wyboru klienta usuwa też te adresy, chyba że zdążono je już zmienić.

Klient wpisany ręcznie nie trafia na listę podmiotów, chyba że zaznaczysz Zapisz klienta na liście podmiotów. Complaia może jednak utworzyć podmiot później, przy pierwszej przesyłce do tego zamówienia. Zobacz Podmioty tworzone z zamówień.

Bez adresu e-mail pod danymi klienta pojawia się uwaga, że Complaia nie połączy tego zamówienia z innymi zamówieniami tego samego klienta. Ma to znaczenie np. przy wyborze zamówień do jednej faktury. Przy firmie uwaga pojawia się dopiero wtedy, gdy brakuje też NIP-u. Samo zamówienie zapisuje się z kompletem danych.

Dane do wysyłki

Ta karta mówi, kto odbiera paczkę i gdzie.

• Nazwa odbiorcy, Ulica, Miasto, Kod pocztowy i Kraj są wymagane.
• E-mail, Telefon i region są opcjonalne. W krajach, które mają zdefiniowane regiony, region wybierasz z listy.
• Kraj startuje od tego, który ustawiono w Danych firmy.

Kopiuj z kontrahenta (formularz Nowe zamówienie) przepisuje do tej karty nazwę, adres e-mail i telefon klienta. Dopóki jest włączone, te pola nadążają za każdą zmianą danych klienta.

Identyfikator punktu odbioru — wypełnij, gdy klient wybrał paczkomat albo inny punkt odbioru. Przy dostawie pod adres zostaw puste. Complaia sprawdza ten kod u przewoźnika przy tworzeniu przesyłki.

Dane do faktury

Adres na fakturę. Przełącznik Taki sam jak dostawy jest domyślnie włączony. Wyłącz go, żeby wpisać osobny adres. Pola są te same, tylko zamiast Nazwa odbiorcy jest Nazwa nabywcy.

Pozycje zamówienia

Walutę wybierasz u góry tej karty. Pozycję dodajesz przez Dodaj produkt z katalogu, wyszukując po nazwie, SKU (kodzie produktu) albo EAN (kodzie kreskowym).

Pole	Do czego służy
Nazwa produktu, EAN	Wypełniane z produktu i zablokowane. Można je zmienić tylko w pozycjach bez powiązanego produktu, co zdarza się w zamówieniach z importu. Zobacz dopasowanie.
Ilość	Co najmniej 1. Do trzech miejsc po przecinku, np. 2.5.
Cena netto	Cena jednostkowa bez VAT. Jej zmiana przelicza cenę brutto.
Stawka VAT (%) (w formularzu edycji: VAT (%))	Stawka tej pozycji, od 0 do 100, z najwyżej dwoma miejscami po przecinku. Działa zarówno przecinek, jak i kropka. Na start ustawiana jest domyślna stawka produktu. Gdy produkt jej nie ma, ustawiana jest domyślna stawka Twojej firmy, czyli stawka podstawowa kraju Twojego podmiotu sprzedażowego. Obowiązują te same zasady wpisywania co na fakturach. Zobacz Co przyjmuje pole VAT (%).
Cena brutto	Cena jednostkowa z VAT. Jej zmiana przelicza cenę netto.
Rabat	Rabat na tej pozycji jako kwota w walucie zamówienia.

Pod każdą pozycją widać Suma netto pozycji i Suma brutto pozycji, obie po rabacie na pozycji.

Cena pochodzi z produktu:

• Gdy zamówienie jest w walucie własnej produktu, pozycja dostaje standardową cenę produktu.
• W przeciwnym razie pozycja dostaje cenę ustawioną w produkcie dla waluty zamówienia.
• Jeśli produkt nie ma ceny w tej walucie, pozycja pokazuje Brak ceny w walucie … i 0.00. Wpisz cenę ręcznie.

Pozycja zachowuje rodzaj ceny, jaki produkt ma w katalogu. Dla produktu z ceną brutto dokładna jest cena brutto, a cenę netto wylicza się z niej. Dla produktu z ceną netto dokładna jest cena netto, a VAT dolicza się do niej. Zmiana stawki VAT zachowuje więc cenę brutto produktu wycenianego brutto i cenę netto produktu wycenianego netto. Każda wartość pozycji jest zaokrąglana do pełnego grosza, tak jak na fakturze.

Pozycje ze sklepu

W zamówieniu z importu pozycje są takie, jakie przysłał sklep. Complaia łączy każdą z nich z jednym z Twoich produktów. Próbuje po kodzie kreskowym (najpierw EAN, potem UPC, czyli Universal Product Code), potem po kodzie produktu, a na końcu po nazwie, którą wcześniej dopasowano ręcznie. Nigdy nie przeszukuje katalogu po nazwie i nigdy nie łączy pozycji z produktem z wariantami, tylko z konkretnym wariantem.

• Pozycja bez powiązania pokazuje na stronie zamówienia przycisk Dopasuj produkt.
• Powiązana pozycja pokazuje nazwę produktu, przycisk Zmień dopasowanie i opcję usunięcia dopasowania.

Kolejne kroki opisuje Dopasowanie pozycji do produktu. Zapisanymi dopasowaniami zarządzasz na produkcie. Zobacz Import produktów i dopasowania z zamówień.

Dostawa

W formularzu edycji ta karta nazywa się Koszt wysyłki.

Pole	Do czego służy
Sposób dostawy	Jak klient chce odebrać towar. Wybierz przewoźnika albo wpisz własny tekst. W zamówieniach z importu pochodzi ze sklepu. Przy tworzeniu przesyłki Complaia podpowiada pasujący transport. Nigdy sama nie zmienia przesyłek.
Koszt dostawy brutto	Ile klient płaci za dostawę, razem z VAT.
Stawka VAT dostawy	Jeśli zostawisz ją pustą, koszt dostawy rozkłada się na stawki VAT towarów proporcjonalnie do ich wartości netto po rabatach na pozycjach. Stawkę wpisz tylko wtedy, gdy cała dostawa podlega tej jednej stawce.

Pod polami widać, jak rozkłada się koszt dostawy, np. 23%: netto … + VAT … dla każdej stawki.

Jeśli wpiszesz stawkę inną niż stawki towarów, Complaia zachowa Twoją stawkę i pod polem podpowie stawki towarów. Licz według towarów czyści pole, żeby dostawa znów szła za towarami.

Przewoźnika nie wybiera się tutaj. Wybierasz go przy tworzeniu przesyłki. Wpisany tam koszt transportu zapisuje się z powrotem w tym polu.

Wpłata i rabat

W formularzu Nowe zamówienie karta Wpłata startowa i zniżka zawiera:

• Kwota zapłacona — Nieopłacone, Opłacona albo Inna kwota. Opłacona oznacza pełną sumę i nadąża za nią, gdy zmieniasz zamówienie.
• ID transakcji — opcjonalne.
• Rabat na zamówieniu — jako kwota albo procent (%).

W formularzu edycji te same rzeczy są na dwóch kartach: Wpłaty i zwroty (zobacz Płatności za zamówienia) i karcie rabatu na zamówieniu.

Status zamówienia

Panel Status zamówienia działa w każdym miejscu inaczej:

• W formularzu Nowe zamówienie wybierasz status początkowy. Panel startuje od pierwszego statusu z grupy Nowe.
• W formularzu edycji klikasz status i zapisujesz. To wyłącza automatyczne zmiany statusu dla tego zamówienia. Zobacz Ręczna zmiana statusu.
• Na stronie zamówienia panel tylko pokazuje bieżący status i datę ostatniej zmiany.

Zmiany statusu wprowadzone przez ludzi widać na zakładce Historia zamówienia. Zmian wprowadzonych automatycznie przez magazyn tam nie ma. Zobacz Statusy zamówień.

Komentarze

• Komentarz klienta — jedna notatka od klienta. Edytujesz ją na stronie zamówienia, a nie w formularzach.
• Komentarze wewnętrzne — notatki dla Twojego zespołu, dodawane na stronie zamówienia. Klient nigdy ich nie widzi.

Jak liczone są kwoty

  Wartość netto        suma kwot netto pozycji
+ VAT                  VAT każdej pozycji według jej własnej stawki
+ Dostawa              koszt dostawy brutto
− Rabaty pozycji       rabaty na poszczególnych pozycjach
− Rabat na zamówieniu  po ograniczeniu opisanym niżej
──────────────────────
= Suma                 nigdy poniżej zera

Suma to kwota, którą klient jest winien. Formularze pokazują ją jako Razem brutto, a strona zamówienia jako Razem do zapłaty. To także Kwota należna, z którą porównuje się wpłaty.

Przykład: dwie sztuki po 100.00 netto z VAT 23%, dostawa 20.00, bez rabatów. Wartość netto 200.00 + VAT 46.00 + Dostawa 20.00 = 266.00.

Dostawa wchodzi do sumy

Koszt dostawy jest częścią sumy zamówienia od chwili jego utworzenia. Ponieważ wpisujesz go brutto, ekrany pokazują jego VAT w różnych miejscach:

• Na stronie zamówienia i w formularzach wiersze Wartość netto i VAT dotyczą tylko pozycji. Wiersz dostawy pokazuje koszt dostawy brutto ze stawkami VAT obok.
• Na liście zamówień kwota netto i znacznik VAT obejmują całe zamówienie razem z dostawą, rozdzielone tak, jak robi to faktura. Netto plus VAT daje wtedy sumę brutto.

Faktura utworzona z zamówienia rozdziela dostawę według tej samej zasady. Zobacz Fakturowanie.

VAT i puste stawki

Puste pole VAT oznacza, że stawka jest nieznana. To nie to samo co 0.

Co wpisujesz	Co to znaczy	Wpływ na VAT
0	Zadeklarowana stawka zerowa	Pozycja dodaje zero VAT
Nic (pole jest puste)	Nikt nie określił stawki	Pozycja jest pomijana w sumie VAT

Gdy żadna pozycja zamówienia nie ma stawki, zamówienie nie ma kwoty VAT. Lista zamówień pokazuje wtedy brak VAT, a strona zamówienia pomija wiersz VAT, zamiast pokazywać 0.00.

Jeśli chodzi ci o „bez podatku”, wpisz 0. Gdy z zamówienia powstaje faktura, pozycja bez stawki dostaje stawkę zastępczą sprzedawcy. Zobacz Stawka zastępcza.

Rabat na zamówieniu

Rabat na zamówieniu wpisujesz jako kwotę albo procent.

• Procent liczy się od wartości brutto pozycji (netto plus VAT), bez dostawy. Na przykład 10% zamówienia z towarem za 500.00 i dostawą za 50.00 to 50.00, a nie 55.00. Complaia pamięta procent, więc kwota przelicza się przy każdej zmianie pozycji.
• Kwota zostaje taka, jaką wpisano.

W obu przypadkach rabat nie może być większy niż zamówienie. Granicą jest wartość brutto pozycji plus dostawa, pomniejszona o rabaty na pozycjach. Jeśli rabat przekracza tę granicę, podsumowanie pokazuje kwotę obciętą do granicy i to ona się zapisuje. Obcięcie trafia do historii zamówienia.

Obcięty rabat kwotowy zostaje obcięty

Jeśli usuniesz tyle pozycji, że rabat kwotowy przestanie się mieścić, zapisze się mniejsza kwota. Ponowne dodanie pozycji nie przywraca pierwotnej kwoty. Wpisz rabat jeszcze raz albo użyj procentu, który zawsze nadąża za pozycjami.

Rabaty z importu

Niektóre sklepy przysyłają ceny, które zawierają już rabat. Strona zamówienia pokazuje wtedy pod Razem do zapłaty wiersz Rabat wliczony w ceny. Ten wiersz ma charakter informacyjny. Kwota jest już w cenach pozycji, więc nie odejmuje się jej od sumy drugi raz.

Z czego wynika status płatności

Status	Kiedy
Oczekuje	Nic nie zapłacono, a coś jest do zapłaty
Częściowo opłacone	Coś zapłacono, ale mniej, niż wynosi należność
Opłacone	Zapłacono dokładnie tyle, ile jest należne, albo nic nie jest należne i nic nie zapłacono
Nadpłacone (na stronie zamówienia: Nadpłata)	Zapłacono więcej, niż wynosi należność, albo cokolwiek zapłacono przy zamówieniu o wartości zero

Są jeszcze trzy statusy:

• Częściowy zwrot (na liście: Cz. zwrot) i Zwrócone — ustawiane, gdy zwrot pieniędzy zostanie odnotowany z reklamacji albo zwrotu albo gdy marketplace zgłosi zwrot pieniędzy.
• Anulowane — przychodzi tylko z zamówieniem z importu.

Zobacz Płatności za zamówienia.

Pobranie

Gdy Płatność przy odbiorze (pobranie) jest ustawiona na Tak, przesyłka utworzona z zamówienia wychodzi jako przesyłka za pobraniem.

• Przewoźnik pobiera to, co jeszcze nie jest zapłacone: kwotę należną minus to, co już wpłacono. Dostawa jest więc wliczona.
• Jeśli zamówienie jest już w całości opłacone, przesyłka idzie bez pobrania.
• Gdy wysyłana jest tylko część zamówienia, kwota dla tej przesyłki to udział pozycji, które w niej jadą.
• Niektórzy przewoźnicy przyjmują pobranie tylko w określonych walutach albo krajach. Okno przesyłki uprzedza, kiedy przewoźnik je odrzuci.
• Po doręczeniu przesyłki Complaia zapisuje pobraną kwotę w zamówieniu jako wpłatę. Zobacz Płatności za zamówienia.

Szczegóły nadania opisuje strona Zlecenia logistyczne.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Zamówienie z tym numerem zewnętrznym już istnieje w tym źródle. Podaj inny numer albo wybierz inne źródło.	Inne zamówienie z tego samego źródła ma już ten numer zewnętrzny	Użyj innego numeru albo zostaw pole puste
Numer zewnętrzny zamówienia jest za długi. Może mieć najwyżej 128 znaków.	Numer ma więcej niż 128 znaków	Skróć go
Nie ma takiego źródła zamówienia. Wybierz istniejące źródło albo utwórz nowe w ustawieniach źródeł zamówień.	Źródło zostało w międzyczasie dezaktywowane	Wybierz aktywne źródło albo aktywuj je ponownie na stronie Źródła zamówień
Nie ma takiej metody płatności. Wybierz istniejącą metodę albo utwórz nową w ustawieniach metod płatności.	Metoda płatności została w międzyczasie dezaktywowana	Wybierz aktywną metodę
Stawka VAT dostawy musi mieścić się między 0 a 100 albo pozostać pusta.	Stawka dostawy jest spoza zakresu	Popraw ją albo wyczyść pole
Pole VAT UE robi się czerwone	Numer nie zaczyna się od kodu kraju UE	Dodaj kod kraju, np. DE przed numerem
Na stronie zamówienia brakuje wiersza VAT	Żadna pozycja nie ma stawki VAT	Edytuj zamówienie i ustaw stawki w pozycjach
VAT na liście zamówień jest wyższy niż wiersz VAT na stronie zamówienia	Lista uwzględnia VAT zawarty w koszcie dostawy. Strona zamówienia pokazuje go w wierszu dostawy	Nic nie trzeba robić
Rabat procentowy jest mniejszy niż ten procent sumy	Procent liczy się tylko od pozycji, a suma zawiera też dostawę	Porównaj go z wartością brutto pozycji
Naliczony rabat jest mniejszy niż wpisany	Przekraczał granicę i został obcięty	Zaakceptuj go albo dodaj pozycje i wpisz rabat jeszcze raz
Zamówienie o wartości zero pokazuje Opłacone	Nic nie jest należne, więc nic nie zostało do zapłaty	Nic nie trzeba robić
Po zmianie waluty kwoty się nie zmieniły	Zmiana waluty niczego nie przelicza	Wpisz ceny w nowej walucie
Przewoźnik pobrał więcej, niż jest wart towar	Pobranie obejmuje całą niezapłaconą sumę, a ta zawiera dostawę	Porównuj rozliczenia przewoźnika z sumą zamówienia, a nie z wartością pozycji

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Odczytać zamówienie	Zamówienia: Podgląd
Wypełnić formularz Nowe zamówienie	Zamówienia: Tworzenie
Zapisać wpisanego ręcznie klienta na liście podmiotów	Podmioty (B2B/B2C): Tworzenie
Korzystać z formularza edycji	Zamówienia: Edycja
Zmieniać listy, z których wybierają pola (źródła, metody płatności, statusy)	Zamówienia: Statusy

Zobacz też

• Zamówienia — lista, tworzenie i edycja krok po kroku
• Płatności za zamówienia — zapisywanie wpłat i zwrotów pieniędzy względem kwoty należnej
• Statusy zamówień · Źródła zamówień · Metody płatności
• Realizacja i wysyłka — wysyłka zamówienia i automatyczny status
• Podmioty (klienci i dostawcy) — skąd wyszukiwarka klienta bierze dane
• Fakturowanie · VAT na fakturach — czym te kwoty stają się na dokumencie
• Ceny — skąd pochodzą ceny pozycji i domyślne stawki VAT