VAT na fakturach

Ta strona wyjaśnia, jak ustalany jest podatek w pozycji faktury:

• co przyjmuje pole VAT (%);
• jakich kodów można użyć zamiast stawki;
• skąd bierze się stawka, gdy jej nie wpiszesz;
• jaką stawkę dostają pozycje i koszty dostawy przeniesione z zamówienia;
• czego wymaga na fakturze pozycja zwolniona z VAT.

Gdzie to znaleźć: Finanse → Fakturowanie, pole VAT (%) w każdej pozycji wersji roboczej. Ustawienia samego sprzedawcy są w Finanse → Podmioty sprzedażowe: Domyślna stawka VAT (%) i sekcja Podatek VAT na fakturach.

Kiedy z tego korzystasz

• Wpisujesz stawkę z częścią ułamkową, na przykład 25,5 albo 8,1.
• Fakturujesz coś zwolnionego, niepodlegającego VAT w Polsce, sprzedanego do innego kraju UE albo wyeksportowanego.
• Sprzedajesz z firmy, której zwykła stawka nie jest stawką podstawową kraju.
• Sprawdzasz, dlaczego faktura utworzona z zamówienia ze sklepu pokazuje inny podatek, niż się spodziewasz.
• Sprawdzasz, według jakiej stawki zostanie zafakturowany koszt dostawy.

Najważniejsze pojęcia

Co przyjmuje pole VAT (%)

W pozycji faktury pole przyjmuje stawkę od 0 do 100 z najwyżej dwoma miejscami po przecinku albo kod. Możesz użyć przecinka albo kropki: 25,5 i 25.5 to ta sama stawka. Puste pole pokazuje podpowiedź 23 lub zw, a jego opis wymienia kody.

Wpisujesz	Co się dzieje
23, 8,5, 0	Przyjęte jako stawka.
zw, np, 0wdt, …	Przyjęte jako kod, wielkimi albo małymi literami. Spacje i kropki są pomijane, więc 0 WDT to to samo co 0wdt.
Trzecie miejsce po przecinku, wartość powyżej 100, minus, drugi przecinek	Znak zostaje odrzucony, a pole zachowuje poprzednią zawartość.
Litera, od której nie zaczyna się żaden kod	Znak zostaje odrzucony.
Litery, spacje albo % obok liczby	Usuwane podczas wpisywania: po wklejeniu VAT 8,1% zostaje 8,1.

Po opuszczeniu pola tekst jest porządkowany (25, zmienia się w 25, 8,10 w 8,1).

Domyślna stawka VAT (%) w podmiocie sprzedażowym (firmie, która wystawia Twoje faktury) podlega tym samym zasadom dla stawek. Nie przyjmuje kodów.

Kody zamiast stawki

Pozycja może mieć kod zamiast stawki. Pozycja z kodem nie ma podatku, więc jej brutto równa się jej netto.

Kod	Wyświetlany jako	Znaczenie
0kr	0% kraj	Stawka 0% w kraju sprzedawcy.
0wdt	0% WDT	Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ze stawką 0%. Nabywca potrzebuje numeru VAT UE z innego kraju UE.
0ex	0% eksport	Eksport towarów ze stawką 0%.
zw	zw	Zwolnione z VAT. Faktura musi wskazywać podstawę prawną. Zobacz Podstawa zwolnienia.
np	np	Sprzedaż poza terytorium kraju, niepodlegająca VAT w Polsce.
np2	np II	Usługa dla podatnika z innego kraju UE. Podatek rozlicza nabywca, który potrzebuje numeru VAT UE z innego kraju UE.
oo	oo	Odwrotne obciążenie w kraju. Podatek rozlicza nabywca.

Pozycja z kodem ma w rozbiciu VAT osobny wiersz. Nigdy nie łączy się z wierszem 0%. Zobacz też hasło kod VAT w słowniku.

Wpisywanie kodu. Wyczyść pole VAT (%) i wpisz kod. Gdy wpisujesz pierwsze znaki, pozycja zachowuje poprzednią stawkę. Gdy kod jest kompletny, brutto pozycji spada do jej netto. Jeśli opuścisz pole z niedokończonym kodem, pole znów pokaże poprzednią stawkę pozycji.

Podstawa zwolnienia

Faktura z pozycją zwolnioną (zw) musi wskazywać przepis, na podstawie którego zwolnienie ma zastosowanie. Formularz pokazuje wtedy sekcję Podstawa zwolnienia z VAT:

• Rodzaj podstawy — przepis ustawy o VAT albo rozporządzenia, przepis dyrektywy 2006/112/WE albo inna podstawa prawna;
• Przepis albo podstawa — treść, do 256 znaków.

Jeśli oba pola zostaną puste, przy wystawieniu Complaia bierze domyślną podstawę z podmiotu sprzedawcy. Ustawiasz ją w podmiocie sprzedażowym, w sekcji Podatek VAT na fakturach. Bez podstawy na fakturze albo w podmiocie faktura nie zostanie wystawiona.

Pusta stawka

Pusta stawka oznacza co innego w różnych miejscach:

Gdzie	Co oznacza pusta stawka
VAT (%) w pozycji faktury	Nowa pozycja nigdy nie zaczyna się od pustego pola: dostaje stawkę zastępczą sprzedawcy. Puste pole to takie, które wyczyszczono ręcznie.
Domyślna stawka VAT (%) w podmiocie sprzedażowym	Obowiązuje stawka podstawowa kraju podmiotu.
Stawka VAT w pozycji zamówienia	Stawki nie podano. Gdy z zamówienia powstaje faktura, pozycja dostaje stawkę zastępczą sprzedawcy.

Dlatego w pozycji zamówienia pusta stawka nie oznacza stawki 0.

Stawka zastępcza

Gdy pozycja nie ma własnej stawki, Complaia używa stawki zastępczej sprzedawcy. Jest nią Domyślna stawka VAT (%) podmiotu, jeśli jest ustawiona, a w przeciwnym razie stawka podstawowa kraju podmiotu.

• Nowa pozycja dodana ręcznie zaczyna od tej stawki.
• Pozycja dodana z katalogu zaczyna od domyślnej stawki VAT produktu, jeśli produkt ją ma, a w przeciwnym razie od stawki zastępczej.
• Pozycja utworzona z pozycji zamówienia bez stawki jest opodatkowana stawką zastępczą.

Stawki podstawowe krajów

Complaia zna stawkę podstawową każdego kraju, który można wybrać dla podmiotu sprzedażowego. Są to wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej, a poza nimi między innymi Wielka Brytania, Norwegia, Szwajcaria, Ukraina, Turcja, Kanada i Stany Zjednoczone. Dwa wpisy wymagają wyjaśnienia:

• Stany Zjednoczone mają 0%, bo nie ma tam federalnego VAT;
• Kanada ma 5%, czyli tylko stawkę federalną.

Gdy wybierasz kraj w formularzu podmiotu, Domyślna stawka VAT (%) pokazuje stawkę podstawową tego kraju. Możesz wpisać własną.

Jeśli kraj sprzedawcy nie ma znanej stawki podstawowej, a podmiot nie ma stawki domyślnej, Complaia nie opodatkowuje pozycji bez stawki stawką 0%. Odmawia utworzenia albo zapisania dokumentu, który zawiera taką pozycję.

Pozycja dostawy

Gdy faktura powstaje z zamówienia z kosztem dostawy, koszt staje się osobną pozycją. Na fakturze zbiorczej jest jedna pozycja dostawy na zamówienie. Stawka jest ustalana tak:

1. Jeśli zamówienie ma własną stawkę w polu Stawka VAT dostawy, obowiązuje ta stawka. Gdy różni się od stawek towarów w zamówieniu, wersja robocza pokazuje uwagę, żeby można to było sprawdzić.
2. W przeciwnym razie koszt dostawy idzie za towarami. Gdy wszystkie towary zamówienia mają jedną stawkę, dostawa dostaje tę stawkę. Gdy mają różne stawki, dostawa dzieli się na kilka pozycji, po jednej na stawkę, proporcjonalnie do wartości netto towarów. Usługi są pomijane w tym podziale.
3. Jeśli nie da się ustalić stawki, obowiązuje stawka zastępcza sprzedawcy.

Sama kwota dostawy jest pobierana z zamówienia dokładnie. Części podzielonej dostawy sumują się do niej.

Pozycje z zamówienia

To, jak odczytywana jest kwota pozycji zamówienia, zależy od informacji podatkowych, które ma pozycja:

Pozycja zamówienia	Jak jest fakturowana
Pochodzi z podłączonego sklepu i nie ma informacji o VAT	Kwota to tyle, ile zapłacił klient, więc jest traktowana jako brutto. Podatek jest z niej wyliczany według stawki zastępczej.
Ma i kwotę netto, i kwotę podatku	Brutto (netto plus podatek) jest brane dokładnie tak, jak jest.
Wpisana ręcznie z pustą stawką	Kwota to netto, a stawka zastępcza jest doliczana.
Ma stawkę albo kod	Netto plus podatek według tej stawki. Kod przechodzi do pozycji faktury.

Decyzja zapada osobno dla każdej pozycji, więc jedno zamówienie może zawierać pozycje każdego rodzaju.

Polscy sprzedawcy

Niektóre zasady obowiązują tylko wtedy, gdy sprzedawcą jest polski podmiot:

• KSeF — faktura, która trafia do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), może zawierać tylko stawki akceptowane przez KSeF. Kontrola KSeF przed wystawieniem wskazuje każdą pozycję z inną stawką. Pozostałe dokumenty przyjmują dowolną stawkę od 0 do 100. Zobacz KSeF.
• Metoda kasowa — przełącznik w sekcji Podatek VAT na fakturach podmiotu. Włącz go, jeśli podmiot rozlicza VAT metodą kasową. Jego faktury dostają wtedy to oznaczenie.
• Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE — w unijnej procedurze OSS (One-Stop Shop) pozycje mają zamiast tego VAT kraju dostawy. Zobacz Deklaracje OSS.

Ekran

📷 Zrzut ekranu do dodania: pozycja faktury z polem VAT (%) oraz Podsumowanie z jednym wierszem VAT na stawkę i osobnym wierszem dla kodu

W pozycji faktury pole VAT (%) jest obok pól Cena netto i Cena brutto. Zmiana stawki przelicza tę cenę, której nie wpisano. Jeśli wpisano cenę netto, zmienia się cena brutto. Jeśli wpisano cenę brutto, zmienia się cena netto.

W Podsumowaniu formularz pokazuje jeden wiersz VAT na każdą stawkę i jeden na każdy kod. Strona faktury pokazuje to samo rozbicie w karcie Podsumowanie, a jej tabela pozycji pokazuje stawkę albo kod każdej pozycji w kolumnie VAT. Faktura z pozycją zwolnioną pokazuje też pole Podstawa zwolnienia.

W podmiocie sprzedażowym (Finanse → Podmioty sprzedażowe) Domyślna stawka VAT (%) to stawka zastępcza sprzedawcy. Dopóki pole jest puste, pokazuje podpowiedź Standard kraju: ze stawką. Sekcja Podatek VAT na fakturach zawiera domyślną podstawę zwolnienia.

Typowe zadania

Ustawienie stawki w pozycji

1. Otwórz wersję roboczą i kliknij Edytuj.
2. W pozycji kliknij VAT (%) i wpisz stawkę, na przykład 8 albo 25,5.
3. Sprawdź Wartość netto i Wartość brutto pozycji, a potem kliknij Zapisz.

Żeby zadeklarować stawkę zerową, wpisz 0 albo jeden z kodów 0%, jeśli trzeba pokazać jej przyczynę.

Deklarowanie zwolnienia albo innego kodu

1. Otwórz wersję roboczą i kliknij Edytuj.
2. Wyczyść pole VAT (%) w pozycji.
3. Wpisz kod, na przykład zw dla zwolnienia albo oo dla odwrotnego obciążenia.
4. Przy zw: uzupełnij Podstawa zwolnienia z VAT albo zostaw puste, żeby użyć podstawy domyślnej z podmiotu.
5. Sprawdź, czy Podsumowanie pokazuje dla kodu osobny wiersz VAT bez podatku, a potem kliknij Zapisz.

Korekta zaczyna od kodów dokumentu, który koryguje, więc nie trzeba wpisywać ich tam ponownie. Pozycja utworzona z zamówienia przenosi kod pozycji zamówienia, jeśli go ma.

Własna stawka domyślna sprzedawcy

1. Przejdź do Finanse → Podmioty sprzedażowe i otwórz podmiot.
2. Kliknij Edytuj.
3. Wpisz stawkę w polu Domyślna stawka VAT (%) i kliknij Zapisz.

Nowa stawka obowiązuje w pozycjach tworzonych od tej chwili. Istniejące wersje robocze i wystawione faktury zachowują swoje stawki.

Ustawienie domyślnej podstawy zwolnienia

1. Przejdź do Finanse → Podmioty sprzedażowe, otwórz podmiot i kliknij Edytuj.
2. W sekcji Podatek VAT na fakturach wybierz Rodzaj podstawy zwolnienia i wpisz treść w polu Podstawa zwolnienia z VAT.
3. Kliknij Zapisz.

Od tej pory faktury z pozycją zwolnioną biorą tę podstawę, gdy ich własne pola są puste.

Poprawa stawki przeniesionej z zamówienia

Jeśli faktura utworzona z zamówienia pokazuje w pozycji zły podatek, popraw go na jeden z dwóch sposobów.

Tylko na tym dokumencie

1. Otwórz wersję roboczą i kliknij Edytuj.
2. Popraw VAT (%) w pozycji.

U źródła

1. Edytuj zamówienie i popraw VAT (%) w jego pozycji albo pole Stawka VAT dostawy.
2. W wersji roboczej usuń zamówienie z sekcji Na podstawie zamówień i wybierz Usuń pozycje.
3. Wybierz zamówienie ponownie, żeby jego pozycje utworzyły się od nowa.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Wpisuję literę i nic się nie pojawia	Pole zawiera już liczbę albo od tej litery nie zaczyna się żaden kod.	Wyczyść pole i wpisz kod.
Po opuszczeniu pola kod zastąpiła stara stawka	Kod nie był dokończony.	Wpisz cały kod ponownie.
Pole pomija cyfrę	Wynik byłby większy niż 100 albo miałby trzecie miejsce po przecinku.	Wpisz stawkę od 0 do 100 z najwyżej dwoma miejscami po przecinku.
Podaj podstawę zwolnienia z VAT	Faktura ma pozycję zwolnioną, a ani faktura, ani podmiot nie mają podstawy.	Uzupełnij sekcję Podstawa zwolnienia z VAT albo ustaw podstawę domyślną w podmiocie.
Komunikat, że podstawa zwolnienia jest za długa	Tekst ma więcej niż 256 znaków.	Skróć go.
Ta faktura wymaga numeru VAT UE nabywcy z kodem kraju innego niż PL	Pozycja ma 0wdt albo np2, a nabywca nie ma numeru VAT UE z innego kraju UE.	Dodaj numer VAT UE nabywcy albo zmień kod.
Komunikat, że oznaczenie odwrotnego obciążenia dotyczy tylko firmy	Pozycja jest oznaczona tak, że podatek rozlicza nabywca, a nabywca jest osobą prywatną.	Wybierz Firma albo usuń oznaczenie.
Komunikat, że nie znamy standardowej stawki VAT dla kraju sprzedawcy	Pozycja zamówienia nie ma stawki, podmiot ma puste pole Domyślna stawka VAT (%), a jego kraj nie ma znanej stawki podstawowej.	Ustaw stawkę domyślną w podmiocie albo uzupełnij stawki w pozycjach zamówienia.
Dostawa podzieliła się na kilka pozycji	Towary w zamówieniu mają różne stawki, a zamówienie ma puste pole Stawka VAT dostawy.	Nic nie trzeba robić. Żeby użyć jednej stawki, wpisz ją w polu Stawka VAT dostawy w zamówieniu.
Dwa wiersze w rozbiciu VAT wyglądają jak ta sama stawka	Jeden z nich to kod, który zawsze ma własny wiersz.	Nic nie trzeba robić.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć stawki i rozbicie VAT na dokumencie	Finanse: Podgląd
Ustawiać stawki, kody i podstawę zwolnienia w wersji roboczej	Finanse: Tworzenie
Ustawić pole Domyślna stawka VAT (%) i domyślną podstawę zwolnienia w podmiocie sprzedażowym	Finanse: ustawienia

Zobacz też

• Faktura i rozliczenia — jak pozycje składają się na sumy dokumentu
• Fakturowanie — tworzenie faktur z zamówień i ręcznie
• Podmioty sprzedażowe — gdzie ustawia się stawkę domyślną i podstawę zwolnienia
• Deklaracje OSS — VAT kraju dostawy dla konsumentów w innych krajach UE
• Karta zamówienia — stawki VAT w pozycjach zamówienia
• Słownik pojęć — kod VAT, netto, brutto