Faktura i rozliczenia

Z czego składa się faktura, pole po polu, i jak sumują się jej kwoty. Zajrzyj tutaj, gdy jakaś liczba Cię zaskoczy, albo zanim wystawisz fakturę w walucie innej niż Twoja.

Gdzie to znaleźć: Finanse → Fakturowanie. Otwórz dowolny dokument albo kliknij Nowa faktura.

Kiedy z tego korzystasz

• Wypełniasz formularz faktury i chcesz wiedzieć, do czego służy każde pole.
• Tłumaczysz klientowi pozycja po pozycji, skąd wzięła się suma.
• Sprawdzasz, dlaczego faktura utworzona z zamówienia różni się od zamówienia.
• Wystawiasz z polskiej firmy fakturę w walucie obcej.

Najważniejsze pojęcia

Dane sprzedawcy i nabywcy są kopiowane na dokument. Sprzedawca pochodzi z podmiotu sprzedażowego (firmy, która wystawia Twoje faktury). Nabywca pochodzi z podmiotu z listy Podmioty (klienci i dostawcy) albo z danych wpisanych ręcznie. Przy wystawieniu dane sprzedawcy, rachunek bankowy i logo są kopiowane z podmiotu sprzedażowego jeszcze raz, w takiej postaci, jaką mają w tej chwili. Późniejsza edycja podmiotu sprzedażowego albo podmiotu nabywcy nie zmienia już wystawionej faktury.

Każda pozycja ma cenę netto i cenę brutto. Dokładna jest ta, którą wpisano. Druga jest z niej wyliczana na podstawie stawki VAT. Jedna faktura może łączyć pozycje liczone od netto i pozycje liczone od brutto.

Sumy to suma pozycji. Netto, VAT i brutto dokumentu to zsumowane netto, VAT i brutto pozycji. Na sumach nic nie jest przeliczane od nowa.

Waluta to tylko oznaczenie. Dotyczy całego dokumentu. Jej zmiana nie przelicza żadnej kwoty.

Ekran

📷 Zrzut ekranu do dodania: formularz Nowa faktura z sekcjami Nabywca, Pozycje oraz Płatność i daty i z Podsumowaniem obok nich

Strony transakcji

Sprzedawca (podmiot) wybierasz w sekcji Dokument. Przy polskim podmiocie pod tym polem pojawia się ostrzeżenie, gdy podmiot nie ma połączenia z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) albo gdy jego połączenie prowadzi do środowiska demo. Zobacz KSeF.

Typ nabywcy to Firma albo Osoba prywatna:

• Nabywca z numerem w polu Identyfikator podatkowy albo VAT UE jest firmą.
• Nabywca z kraju sprzedawcy bez numeru jest domyślnie osobą prywatną.
• Nabywca z innego kraju bez numeru nie ma typu domyślnego. Musisz wybrać typ, inaczej faktury nie da się wystawić.
• Dokument dla osoby prywatnej nie może zawierać NIP-u ani numeru VAT UE. Jeśli zamówienie oznacza klienta jako osobę prywatną, ale podaje numer podatkowy, wersja robocza dostaje typ Firma, a uwaga prosi o sprawdzenie.
• Typ decyduje o serii numeracji. U polskiego sprzedawcy połączonego z KSeF decyduje też o tym, czy faktura tam trafi.

W polu Wyszukaj kontrahenta wybierasz podmiot z listy Podmioty (klienci i dostawcy). Dopóki podmiot jest wybrany:

• pola nabywcy i typ nabywcy są zablokowane, bo dane pochodzą z podmiotu;
• Edytuj kontrahenta otwiera ten podmiot. Potrzebujesz uprawnienia Podmioty (B2B/B2C): Edycja.

Żeby wpisać dane samodzielnie, wyczyść wybór przyciskiem ×.

Pole nabywcy	Uwagi
Nazwa nabywcy	Wymagana do wystawienia.
Identyfikator podatkowy	Tylko dla firmy. U nabywcy z Polski numer jest sprawdzany na bieżąco podczas wpisywania. Przycisk GUS uzupełnia nazwę i adres z polskiego rejestru firm.
VAT UE	Tylko dla firmy. Musi zaczynać się od kodu kraju UE, na przykład DE. Przy firmie z innego kraju UE formularz zaleca jego uzupełnienie.
REGON	Tylko dla firmy.
Kraj	Wymagany dla firmy.
E-mail	Adres, którego używa Wyślij e-mailem.
Ulica i numer, Kod pocztowy, Miejscowość, Telefon	Drukowane na dokumencie. Niektóre dokumenty wymagają pełnego adresu, zanim da się je wystawić.

Uwagi, które mogą się pojawić w tej sekcji:

• Dane tego kontrahenta zmieniły się w bazie od zapisania dokumentu. Kliknij Zaktualizuj do danych z bazy, żeby pobrać aktualne dane, albo zostaw dokument bez zmian.
• Uwaga, że adres nabywcy pochodzi z zamówienia i różni się od adresu rozliczeniowego podmiotu. Najpewniej to adres dostawy. Popraw go w zamówieniu albo usuń powiązanie z podmiotem i wpisz adres.

Gdy podmiot ma kilka kontaktów, pole Osoba kontaktowa pozwala wybrać, czyj e-mail i telefon trafią na dokument.

Pozycje

Wybór waluty jest w nagłówku sekcji Pozycje. Każdą pozycję dodajesz przyciskiem Dodaj pozycję.

Pole	Do czego służy
Produkt z bazy	Opcjonalne. Wybór produktu uzupełnia nazwę, cenę i stawkę VAT. Zostaw puste dla własnej pozycji. Kliknij nazwę produktu, żeby otworzyć jego szybki podgląd.
Nazwa	Wymagana. Zablokowana, dopóki wybrany jest produkt z katalogu.
Ilość	Ilość. Żeby pozycję dało się wystawić, ilość musi być większa od zera.
J.m.	Jednostka miary drukowana na dokumencie. Nowe pozycje dostają domyślną jednostkę firmy, jeśli jest ustawiona.
Cena netto / Cena brutto	Za jednostkę. Wpisz jedną z nich. Druga przelicza się sama.
VAT (%)	Stawka od 0 do 100 albo kod. Zobacz VAT na fakturach.

Pod polami każda pozycja pokazuje swoją Wartość netto i Wartość brutto.

Jak zachowują się pozycje:

• Cena produktu jest pobierana w walucie faktury. Jeśli produkt nie ma ceny w tej walucie, pozycja dostaje 0,00 i uwagę Brak ceny w walucie …. Wpisz cenę samodzielnie. Nic nie jest przeliczane.
• Pozycja z zamówienia z rabatem albo z kwotą, która nie dzieli się równo przez ilość, zachowuje dokładną kwotę brutto, dopóki nie zmienisz jej ceny, ilości albo stawki VAT.
• Pozycja z zamówienia ma dopisek Z z numerem zamówienia.
• Gdy pozycje jednej faktury mają różne daty dostawy, każda pozycja pokazuje własną datę dostawy.
• Przy nabywcy będącym firmą spoza UE i pozycji z kodem np przełącznik oznacza, że nabywca rozlicza podatek w swoim kraju. Faktura dostaje wtedy adnotację „odwrotne obciążenie”.

Daty i płatność

Pole	Uwagi
Data wystawienia	Na początku dzisiejsza. Wymagana do wystawienia. Nie może być późniejsza niż dzisiejsza. Wcześniejsza data wymaga potwierdzenia przy wystawieniu.
Data sprzedaży	Na początku dzisiejsza. W fakturze utworzonej z zamówienia pochodzi z zamówienia: z daty dostawy, a gdy jej nie ma, z daty zamówienia. Przy kilku zamówieniach to najpóźniejsza z tych dat, chyba że w oknie wybierzesz inną. Wymagana do wystawienia.
Termin płatności (dni)	Na początku 14. Puste pole też oznacza 14. Przy 0 termin płatności przypada w dniu wystawienia.
Metoda płatności	Przelew, Gotówka, Karta albo Inna.
Płatne do	Wyliczane: data wystawienia plus liczba dni na płatność. Nie da się go edytować.
Rachunek bankowy	Jeden z rachunków podmiotu sprzedażowego. Rachunek domyślny podmiotu jest wybrany od razu. Wymagany przy płatności Przelew.
Uwagi	Dowolny tekst drukowany na fakturze.

Dwa dodatkowe pola pojawiają się tylko u polskiego sprzedawcy:

• Mechanizm podzielonej płatności — przy nabywcy będącym firmą. Włącz, gdy faktura podlega mechanizmowi podzielonej płatności. Faktura dostaje wtedy to oznaczenie.
• Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury — przy fakturze w walucie obcej. Zaznacz, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a nie z chwilą dostawy. Zmienia to dzień, z którego bierze się kurs waluty.

Podsumowanie

W formularzu Podsumowanie pokazuje:

• Netto;
• jeden wiersz VAT na każdą stawkę albo kod;
• Razem brutto;
• Zapłacono i Pozostało, gdy na dokumencie są już uwzględnione wpłaty;
• uwagę o kursie waluty opisaną w części Waluta obca, przy polskim sprzedawcy i walucie obcej.

Na stronie faktury kwota jest w karcie statusu na górze. Karta Podsumowanie zawiera rozbicie: netto, VAT według stawek, kurs waluty i listę wpłat. Przy fakturze z korektami pokazuje też wiersz Kwota po korektach.

Status

Status	Co mówi karta statusu
Robocza	Dokument nie ma numeru i nie jest w obrocie prawnym.
Wystawiona	W obrocie: dokument jest dla nabywcy podstawą płatności.
Częściowo opłacona	Wpłata częściowa. Pozostała kwota jest nadal wymagalna.
Opłacona	Rozliczona w całości.
Przeterminowana	Termin płatności minął.
Anulowana	Wycofana z obrotu: kwoty nie stanowią należności.

Przy proformie karta dodaje, że proforma nie jest dokumentem księgowym.

Jak liczone są kwoty

Sumy to suma pozycji

Dla każdej pozycji:

• liczonej od netto: wartość netto to cena netto razy ilość, a VAT jest doliczany;
• liczonej od brutto: wartość brutto to cena brutto razy ilość, a netto jest z niej wyliczane.

Rozbicie VAT grupuje pozycje według stawki i kodu. Netto, VAT i brutto każdej grupy to sumy jej pozycji. Sumy dokumentu to sumy grup. Dlatego kwoty netto pozycji zawsze składają się na sumę netto dokumentu.

Rabaty przychodzą z zamówienia

Formularz faktury nie ma pola rabatu. Rabaty przychodzą razem z pozycjami, gdy tworzysz fakturę z zamówienia:

• rabat na pozycji obniża pozycję, do której należy;
• rabat na całe zamówienie jest rozkładany na pozycje tego zamówienia proporcjonalnie do ich wartości brutto. Części sumują się dokładnie do kwoty rabatu.

Na fakturze zbiorczej rabat każdego zamówienia zostaje w obrębie pozycji tego zamówienia.

Zgodność z sumą zamówienia

Po wyliczeniu pozycji i rabatów Complaia porównuje brutto faktury dla każdego zamówienia z sumą zamówienia:

• Różnica wielkości błędu zaokrąglenia jest rozkładana na pozycje, tak żeby obie kwoty się zgadzały. Limit jest mały: około jednej najmniejszej jednostki waluty (na przykład jednego grosza) na pozycję, trochę więcej przy dużych dokumentach.
• Większa różnica zostaje widoczna. Oznacza, że zamówienie i jego pozycje się nie zgadzają, najczęściej dlatego, że pozycja zamówienia nie ma stawki VAT.

Pozycja dostawy, pozycje z kodem i pozycje ze stawką 0% nie są korygowane.

Waluta obca

Faktura może być w dowolnej walucie z listy. Gdy sprzedawcą jest polski podmiot, a waluta nie jest PLN, kwotę VAT trzeba pokazać także w złotych. Complaia robi to przy wystawieniu:

• Bierze średni kurs Narodowego Banku Polskiego (NBP) z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu dostawy albo w dniu wystawienia, jeśli zaznaczono, że powstaje z chwilą wystawienia faktury.
• Zapisuje kurs na fakturze i wylicza VAT w PLN. Strona faktury pokazuje oba jako Kurs NBP i VAT w PLN.

Podczas edycji Podsumowanie pokazuje uwagę o kwocie w złotych i wiersz Podgląd z najnowszym kursem, numerem tabeli i datą. Podgląd ma charakter wyłącznie informacyjny. Liczy się kurs zapisany przy wystawieniu.

Jedna faktura ma jeden kurs. Jeśli pozycje faktury walutowej mają różne daty dostawy, potrzebowałyby różnych kursów, więc faktura nie zostanie wystawiona. Wystaw osobną fakturę dla każdej daty.

Korekta faktury walutowej używa kursu z faktury korygowanej, a nie nowego.

Bez kursu waluty faktura nie zostanie wystawiona

Jeśli nie da się pobrać kursu banku, wystawienie zostaje odrzucone. Dokument zostaje wersją roboczą i nie zużywa numeru. Spróbuj ponownie później.

U sprzedawcy spoza Polski i przy fakturze w PLN kurs nie jest zapisywany. Dokumenty w unijnej procedurze OSS (One-Stop Shop) również nie mają kursu NBP. Zobacz Deklaracje OSS.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Pola nabywcy są szare	W polu Wyszukaj kontrahenta wybrano podmiot i dane pochodzą z niego.	Kliknij Edytuj kontrahenta albo wyczyść wybór i wpisz dane.
Wybierz typ nabywcy.	Nabywca jest z innego kraju i nie ma numeru podatkowego, więc Complaia nie może ustalić typu.	Wybierz Firma albo Osoba prywatna.
Brak ceny w walucie EUR (albo innej) przy pozycji	Produkt nie ma ceny w walucie faktury, więc wpisano 0,00.	Wpisz cenę. Nic nie jest przeliczane.
Błąd formatu numeru VAT UE	Numer nie zaczyna się od kodu kraju UE.	Wpisz go z kodem, na przykład DE123456789.
Faktura różni się od zamówienia o więcej niż kilka groszy	Suma zamówienia i jego pozycje się nie zgadzają, zwykle dlatego, że pozycja zamówienia nie ma stawki VAT.	Porównaj pozycja po pozycji i popraw zamówienie. Zobacz VAT na fakturach.
Rabat rozłożył się na pozycje, których nie rabatowano	Rabat na całe zamówienie dzielą wszystkie pozycje tego zamówienia.	Nic nie trzeba robić. Rabat na pozycji zostaje przy swojej pozycji.
Zmieniono walutę, a kwoty się nie zmieniły	Waluta to oznaczenie, a nie przeliczenie.	Wpisz ceny ponownie w walucie, o którą chodzi.
Błąd, że pozycje mają różne daty obowiązku podatkowego	Faktura walutowa może mieć jeden kurs.	Wystaw osobną fakturę dla każdej daty dostawy.
Błąd, że nie udało się ustalić kursu NBP	Brakuje kursu z tego dnia albo nie udało się połączyć z bankiem.	Spróbuj ponownie później.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Otworzyć fakturę i pobrać jej PDF	Finanse: Podgląd
Tworzyć i edytować wersję roboczą	Finanse: Tworzenie
Wystawić wersję roboczą	Finanse: wystawianie
Użyć przycisku GUS przy nabywcy	Finanse: ustawienia
Przechodzić linkami do zamówień, produktów i podmiotów	Zamówienia: Podgląd, Produkty: Podgląd, Podmioty (B2B/B2C): Edycja

Zobacz też

• Fakturowanie — lista, tworzenie, wystawianie, wysyłka i eksport
• VAT na fakturach — stawki, kody i pozycja dostawy
• Płatności za faktury — zapisywanie wpłat na poczet należnej kwoty
• Korekty i anulowanie — zmiana wystawionego dokumentu
• Podmioty sprzedażowe — skąd pochodzą dane sprzedawcy, rachunki bankowe i numeracja
• Karta zamówienia — zamówienie, z którego powstaje faktura
• Słownik pojęć — netto, brutto, kod VAT, korekta