Jak przebiega praca w Complaia

Ta strona pokazuje, jak cały system składa się w całość. Każdy moduł opisany w tej dokumentacji obsługuje jeden etap tego samego procesu. Gdy wiesz, na którym etapie pracujesz, łatwiej umieścić pozostałe strony we właściwym miejscu.

Strona prowadzi jedno zamówienie od chwili, gdy pojawia się zapotrzebowanie, do chwili wystawienia faktury. Pogrubione słowa z linkiem są zdefiniowane w Słowniku pojęć i na każdej stronie znaczą to samo.

Droga zamówienia

 ┌────────────┐  ┌────────────┐
 │  Zlecenie  │  │ Przyjęcie  │   Towar trafia na stan na dwa
 │produkcyjne │  │   towaru   │   sposoby: wytwarzasz go albo
 │            │  │    albo    │   dostarcza go dostawca.
 │  → bufor   │  │ przyjęcie  │
 │            │  │ zewnętrzne │
 └──────┬─────┘  └──────┬─────┘
        └── stan ───────┴───────────────┐
                                        ▼
 ┌────────────┐  ┌────────────┐  ┌────────────┐  ┌────────────┐  ┌────────────┐
 │ Produkty,  │─▶│ Zamówienie │─▶│ Rezerwacja │─▶│ Pakowanie  │─▶│  Wydanie   │
 │  elementy  │  │  złożone   │  │   towaru   │  │ zamówienia │  │ przesyłek  │
 │ i zestawy  │  │            │  │ REZERWUJE  │  │  do pudła  │  │    albo    │
 │            │  │            │  │    stan    │  │            │  │ załadunek  │
 │            │  │            │  │            │  │            │  │  ZDEJMUJE  │
 │            │  │            │  │            │  │            │  │  ZE STANU  │
 └────────────┘  └────────────┘  └────────────┘  └────────────┘  └──────┬─────┘
                                                                        │
                                 ┌────────────┐  ┌────────────┐  ┌──────▼─────┐
                                 │ Analityka  │◀─│  Faktura   │◀─│  Dostawa   │
                                 │ i dziennik │  │            │  │  i dowód   │
                                 └────────────┘  └────────────┘  └────────────┘

Dwa punkty na tej drodze wyjaśniają większość pytań o liczby na stanie:

• Rezerwacja towaru to miejsce, w którym stan zostaje zarezerwowany. Nic fizycznie się nie przesuwa: liczba zarezerwowanych rośnie, a liczba dostępnych spada. Jeśli nikt nie zarezerwował towaru przed pakowaniem, rezerwuje go pierwszy skan do pudła.
• Wydanie przesyłek albo załadunek to miejsce, w którym towar schodzi ze stanu. Ilość na stanie nie spada przy pakowaniu. Spada, gdy zamknięte pudło zostaje przekazane kurierowi, załadowane na własną trasę albo wydane klientowi.

Krok po kroku

1. Wszystko zaczyna się w katalogu

Sprzedać możesz tylko to, co jest w katalogu. Produkt określa, co sprzedajesz. Jeśli produkujesz go u siebie, jego receptura wymienia elementy potrzebne na jedną sztukę. Zestaw działa inaczej: to kilka gotowych produktów sprzedawanych jako jedna pozycja, opisanych składem zestawu, a nie recepturą. Zestaw nie ma własnego stanu. Jest dostępny, gdy dostępne są wszystkie jego produkty.

Katalog wpływa też na dalsze kroki:

• Paczki produktu decydują, jak on podróżuje i ile etykiet potrzebuje jedna sztuka.
• Jeśli produkt ma warianty, to właśnie warianty są sprzedawane, produkowane i trzymane na stanie.

Zobacz Typy i budowa produktów.

2. Zapotrzebowanie przychodzi jako zamówienie

Zamówienie zapisuje, czego chce klient. Zamówienie powstaje na jeden z dwóch sposobów:

• wpisujesz je w Handlowe → Zamówienia → Nowe zamówienie albo
• reguła integracji pobiera je według harmonogramu z podłączonego sklepu albo marketplace'u.

Pozycja zaimportowanego zamówienia opisuje produkt sklepu. Complaia, gdzie tylko może, automatycznie dopasowuje ją do jednego z Twoich produktów. Gdzie nie może, dopasowujesz ją ręcznie w zamówieniu. Dopóki pozycja nie jest dopasowana, magazyn nie ma czego dla niej zarezerwować ani spakować. Pozostałe pozycje nie czekają. Zobacz Import produktów i dopasowania z zamówień.

Zamówienie wskazuje swojego klienta: jeden z Twoich podmiotów (klientów i dostawców) albo dane wpisane tylko dla tego zamówienia. Ma też własne ceny, rabaty i koszt dostawy. Jego status i płatność są śledzone osobno: zamówienie może być wysłane i nieopłacone albo opłacone i wciąż nowe.

3. Jeśli produkujesz, produkcja zasila łańcuch

Tylko w firmach, które pracują z włączoną produkcją.

Zlecenie produkcyjne mówi, co wyprodukować i ile. Tworzysz je w Produkcja → Zlecenia produkcyjne albo bezpośrednio z zamówienia sprzedażowego. Gdy tworzysz zlecenia produkcyjne z zamówienia sprzedażowego, Complaia tworzy je tylko na to, czego brakuje, a towar, który jest już na stanie, rezerwuje dla zamówienia.

Jeśli produkt ma recepturę, Complaia najpierw korzysta z tego, co już leży na półce. Podzlecenie dodaje tylko na resztę tych pozycji receptury, które też produkujesz u siebie, i rezerwuje materiały.

Praca trafia do pracownika wyłącznie przez gniazdo. Zlecenie trafia na gniazdo na jeden z dwóch sposobów: przez przypisanie na ekranie Planowanie albo przez automatyczne rozdzielanie.

Osoby przy gnieździe meldują się, pobierają materiał, rozpoczynają zlecenie i zgłaszają, co wyprodukowały. Mogą to robić:

• na terminalu POS, czyli wspólnym kiosku na hali (POS to skrót od „point of sale”, ale tutaj nie chodzi o kasę),
• w aplikacji mobilnej,
• w przeglądarce.

Status zlecenia produkcyjnego wynika z tej pracy. Do rozpoczęcia pracy jest Oczekujące, w trakcie Rozpoczęte, a na końcu Zakończone. Nikt nie ustawia go ręcznie.

Gotowe wyroby zwykle nie trafiają od razu na zwykły stan. Najpierw zostają przyjęte do bufora gniazda jako WIP (produkcja w toku). Istnieją naprawdę i są policzone, ale jeszcze nie da się ich zarezerwować ani spakować. Do magazynu przechodzą, gdy ktoś zeskanuje na terminalu etykietę PRO- wyrobów albo przeniesie je przyciskiem Na magazyn w buforze na ekranie gniazda. Jeśli zlecenie produkcyjne powstało dla zamówienia sprzedażowego, wyroby są rezerwowane dla tego zamówienia w chwili wejścia do magazynu.

Ten krok to granica między halą a magazynem. To najczęstszy powód, dla którego gotowych wyrobów nie da się jeszcze wysłać. Zobacz Przegląd produkcji i przenoszenie wyrobów do magazynu.

Jeśli towar kupujesz, ten krok nie występuje.

4. Albo towar przychodzi od dostawcy

Dostawę można przyjąć na stan na dwa sposoby:

• Przyjęcie towaru, w Magazyn → Operacje → Przyjęcie towaru, to sposób bezpośredni. Skanujesz etykiety produktów i kody elementów, a lista trafia na stan, gdy ją zatwierdzisz.
• Przyjęcie zewnętrzne, w Magazyn → Operacje → Przyjęcia zewnętrzne, to dokument przygotowany z wyprzedzeniem. Jego przygotowanie nie zmienia stanu. Towar trafia na stan w miarę przyjmowania go na ten dokument, w tylu etapach, ile wymaga dostawa.

5. Rezerwacja towaru odkłada towar dla zamówienia

W Magazyn → Obsługa zamówień → Rezerwacja towaru rezerwujesz towar dla zamówienia, a Complaia tworzy rezerwację. Towar zostaje na półce, ale nie jest już dostępny do niczego innego.

Rezerwacja bierze, co może, pozycja po pozycji. Jeśli w jednej pozycji brakuje towaru, reszta i tak zostaje zarezerwowana, a zamówienie pokazuje, czego jeszcze brakuje. Resztę rezerwujesz, gdy towar dotrze.

Ten ekran możesz też pominąć. Gdy ktoś skanuje towar do pudła przy pakowaniu, Complaia rezerwuje go dla zamówienia w tym momencie.

Rezerwacja nie zmienia statusu zamówienia. Lista zamówień pokazuje postęp magazynu we własnej kolumnie, obok statusu: Zarezerwowane, Pakowanie z licznikiem i Spakowane.

6. Pakowanie wypełnia pudło

W Magazyn → Obsługa zamówień → Pakowanie zamówień pakujesz zamówienie do pudła: otwierasz pudło, skanujesz do niego towar i je zamykasz.

• Zamknięte pudło potrzebuje etykiety: etykiety przewoźnika, gdy wiezie je kurier, a w pozostałych przypadkach etykiety pudła z Complaia.
• Pudłu można przypisać karton, czyli szablon z wymiarami i wagą pustego opakowania.
• Pustego pudła nie da się zamknąć.

Zamknięcie pudła zapisuje towar jako spakowany. Nie zmienia ilości na stanie: towar jest w pudle, ale wciąż w budynku.

7. Pudło opuszcza magazyn

Ilość na stanie zmienia się, gdy zamknięte pudło wychodzi z magazynu. Zdjęcie pudła ze stanu:

• obniża ilość na stanie,
• zwalnia to, co było dla niego zarezerwowane,
• zapisuje ruch, który wskazuje pudło, zamówienie i przesyłkę.

Ze stanu można zdjąć tylko zamknięte pudło. Sposób, w jaki wychodzi, zależy od tego, jak podróżuje przesyłka:

• Kurier: w Magazyn → Obsługa zamówień → Wydanie przesyłek skanujesz pudła, które zabiera kurier. Gdy zeskanujesz ostatnie pudło przesyłki, cała przesyłka sama schodzi ze stanu. Żeby wydać tylko część pudeł, użyj Wydaj kurierowi. Zobacz Wydanie przesyłek.
• Transport własny: trasę ładuje się skanowaniem, w aplikacji mobilnej albo na terminalu POS. Biuro śledzi ją w Magazyn → Obsługa zamówień → Załadunek. Zamknięcie przystanku załadunku zdejmuje ze stanu pudła, które na nim zeskanowano. Kierowca nie może ruszyć w trasę, dopóki załadunek nie jest kompletny. Zobacz Załadunek.
• Odbiór osobisty: w zleceniu logistycznym przycisk Wydaj klientowi zdejmuje pudła ze stanu.

Pudło, które zostało nadane albo dostarczone, ale nigdy nie zeszło ze stanu, czeka na liście Do wyjaśnienia na ekranie Wydanie przesyłek. Zaglądaj na tę listę od czasu do czasu, bo te pudła nadal liczą się jako stan.

Nie wszystko wychodzi przez zamówienie

Towar można też zdjąć ze stanu bez zamówienia, na przykład przy odpisach, próbkach i zużyciu wewnętrznym, w Magazyn → Operacje → Wydanie ze stanu. Zobacz Wydanie ze stanu.

8. Towar wyjeżdża do klienta

Zlecenie logistyczne dowozi towar do klienta. Tworzysz je na zakładce Przesyłki zamówienia albo w Logistyka → Zlecenia logistyczne → Nowe zlecenie logistyczne i wybierasz, jak przesyłka ma jechać:

• Podłączony kurier, na przykład InPost albo DHL, ustawiony jako integracja. Zapisanie zlecenia przyciskiem Utwórz i nadaj wysyła je do przewoźnika i tworzy płatną etykietę. Nie ma osobnego kroku wysyłki.
• Transport własny: Twój pojazd i Twój kierowca. Przesyłka czeka w puli, dopóki nie zaplanujesz jej w trasie w Logistyka → Planowanie. Trasę można zatwierdzić, gdy ma pojazd, co najmniej jednego kierowcę oraz datę wyjazdu. Od tej chwili klienci widzą swoje okno dostawy.
• Inny przewoźnik albo Odbiór osobisty dla wszystkich pozostałych przypadków.

Każde zlecenie logistyczne ma link do śledzenia dla klienta, czyli publiczną stronę, na której klient śledzi dostawę. Wiadomości do klientów są wysyłane e-mailem. Zobacz Sposoby dostawy i Dostawy i śledzenie przesyłek.

Na własnych trasach kierowca pracuje w aplikacji mobilnej. Pod drzwiami zbiera dowód dostarczenia: zeskanowane paczki, zdjęcie, podpis albo PIN dostawy, zależnie od tego, co ustawiono jako obowiązkowe w Logistyka → Dostawy i powiadomienia. Jeśli zamówienie jest płatne przy odbiorze, aplikacja wymaga też od kierowcy potwierdzenia pobrania gotówki. Zobacz Aplikacja kierowcy.

Gdy dostawa się nie uda, kierowca zgłasza to w aplikacji.

• Przesyłka wraca do puli, żeby zaplanować ją ponownie.
• Pudła, które wróciły, przyjmuje się na stan w Magazyn → Operacje → Zwroty z trasy. Zobacz Zwroty z trasy.

9. Zamówienie zostaje zafakturowane

Fakturę zwykle tworzy się bezpośrednio z zamówienia. Na zakładce Faktury zamówienia kliknij Utwórz szkic z zamówienia. Nowa faktura otwiera się z już wybranym zamówieniem i kopiuje jego pozycje, rabaty i koszt dostawy.

W Finanse → Fakturowanie możesz też umieścić kilka zamówień na jednej fakturze, jeśli są w tej samej walucie. Fakturę wystawia jeden z Twoich podmiotów sprzedażowych, a jej numer pochodzi z numeracji tego podmiotu. Sprzedawcy w Polsce mogą ją wysłać do KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Po wystawieniu faktury nie da się po prostu edytować. Zmieniasz ją korektą.

10. A jeśli coś wraca

Reklamację albo zwrot otwiera się z pierwotnego zamówienia i pozostaje z nim powiązana, więc to, co sprzedano, i to, co wróciło, zawsze da się znaleźć razem. Reklamacje i zwroty mają własną listę w Handlowe → Reklamacje i zwroty i własne statusy.

Co łączy wszystkie etapy

Status zamówienia wynika z tego, co zrobiły magazyn i logistyka:

• gdy coś zostanie spakowane, zamówienie przechodzi na W realizacji;
• gdy pudła opuszczają magazyn, przechodzi na Częściowo wysłane, a potem Wysłane;
• gdy jego przesyłki zostają dostarczone, przechodzi na Częściowo dostarczone, a potem Dostarczone. W firmie, która pakuje do pudeł, Dostarczone wymaga też, żeby każde pudło zamówienia opuściło magazyn.

Ta automatyczna zmiana przesuwa zamówienie tylko do przodu i nigdy nie zmienia zamówienia Anulowane ani Dostarczone. Status nadal możesz ustawić ręcznie. Po ręcznej zmianie Complaia przestaje automatycznie zmieniać status tego zamówienia. Sama rezerwacja towaru nie zmienia statusu. Zobacz Realizacja i wysyłka.

Anulowanie zamówienia cofa pracę magazynu. Jego rezerwacje zostają zwolnione, a pudła, które były już spakowane, pojawiają się na zakładce Do rozpakowania w Pakowaniu zamówień. Zlecenia logistyczne, które nie zostały jeszcze załadowane ani nadane, też zostają anulowane.

Stan jest wspólny. Produkcja, magazyn, sprzedaż i logistyka czytają i zmieniają te same liczby. Najbardziej zaskakuje liczba zarezerwowanych. Gdy jakaś liczba wygląda na błędną, najpierw sprawdź Stan magazynowy.

Role i uprawnienia decydują, kto może wykonać każdy z tych kroków. Ktoś, kto nie może znaleźć ekranu, zwykle nie ma do niego uprawnienia. Pozostałe powody opisuje strona Moduły i brakujące ekrany.

Sesja inwentaryzacji zatrzymuje cały ten łańcuch

Dopóki sesja inwentaryzacji jest otwarta, magazyn jest zamrożony dla całej firmy. Przyjęcia, rezerwacje i pakowanie są odrzucane na każdym urządzeniu. Pudła, które opuszczą budynek w trakcie sesji, schodzą ze stanu dopiero po jej zakończeniu. W danej chwili może być otwarta tylko jedna sesja. Zaplanuj ją jako przerwę w zwykłej pracy, a nie jako coś, co dzieje się w tle. Zobacz Inwentaryzacja.

Co dalej

• Słownictwo jest nowe? Przeczytaj Słownik pojęć. Definiuje każde podlinkowane pojęcie z tej strony.
• Chcesz poznać idee stojące za procesem, a nie kolejność kroków? Przeczytaj Podstawowe pojęcia.
• Wdrażasz Complaia pierwszy raz? Przeczytaj Rejestracja firmy, Konfigurator, a potem Lista kontrolna wdrożenia.
• Czas na pracę? Zacznij od Produktów albo Zamówień.